O Robotic Process Automation é uma ferramenta que atua no setor de automação cognitiva de processos, utilizando os dispositivos mais recentes de IA (Inteligência Artificial) de modo a trazer novas soluções para o mundo corporativo.
Com o RPA, diversos processos da empresa são otimizados, transferindo a mão de obra humana das atividades repetitivas para tarefas estratégicas.
Com isso, o capital intelectual dos funcionários volta-se para atividades mais criativas e relevantes, e o seu negócio consegue atingir o auge da transformação digital. O RPA mudará a maneira como sua empresa interage com a tecnologia.
Ficou curioso? Continue a leitura e descubra como e porque o RPA pode ser a solução no aumento da produtividade e qualidade na sua organização.
O que é RPA?
O RPA (Robotic Process Automation), ou em português, Automação Robótica de Processos, é uma aplicação tecnológica, cuja finalidade é automatizar processos de negócios. Com essa incrível ferramenta, a organização pode configurar um software — ou robô — que capture e interprete apps de modo a:
- processar transações;
- manipular informações;
- estimular respostas;
- comunicar-se com os demais sistemas digitais.
A inserção da palavra “automação” no nome pode gerar confusão entre o RPA, o ML (Machine Learning) e a IA (Inteligência Artificial).
Por sua vez, o RPA pode incluir essas duas tecnologias, mas é governado por entradas estruturadas e lógicas de negócios. Sem contar que as suas regras não se desviam. Já as tecnologias Machine Learning e Inteligência Artificial podem ser treinadas para realizar julgamentos sobre entradas não estruturadas.
O Robotic Process Automation é o uso de robôs de software que fazem a imitação das ações humanas em sistemas computacionais, enquanto ML e IA é a simulação da inteligência humana por meio de máquinas.
O Robotic Process Automation, portanto, trata-se da nomenclatura dada às soluções de automação com a utilização de robôs ou softwares que navegam na camada de visualização dos sistemas e fazem o passo a passo dos fluxos de negócios nos sistemas, automatizando todas as atividades humanas rotineiras, como validações, cadastro, exportações e consultas, aumentando a produtividade, garantindo maior velocidade nos processos e reduzindo os erros.
É uma ferramenta com o foco nas camadas de negócios e produtos das companhias, e atende variados setores de mercado. Uma grande vantagem dessa abordagem é que permite a integração de sistemas diferentes sem precisar de customização, visto que os robôs utilizam interfaces que já existem e tem um tempo de criação mais curto do que qualquer customização, e o melhor: o ROI (Retorno sobre Investimento) pode ser conseguido em menos de seis meses.
O RPA é uma ferramenta imprescindível na transformação digital das corporações, afinal, agiliza a digitalização dos processos, deslocando o que é analógico e operado por seres humanos em telas de sistemas por robôs realizando integrações entre sistemas.
Como o RPA funciona?
Como o próprio nome já diz, a tecnologia do RPA envolve a automação de processos de robótica. Trata-se de um software robô que trafega na camada de visualização dos sistemas, replicando as ações do usuário e interagindo com diversas atividades feitas na operação.
Em outras palavras, o Robotic Process Automation é a técnica de robotizar as tarefas volumosas e repetitivas que integram os processos de negócios. Boa parte dos métodos de emissão de nota fiscal e pagamento, por exemplo, são passíveis de automação. É por isso que o RPA vem sendo procurado pelas empresas.
Segundo a pesquisa HFS Research, feita com organizações de todo o mundo, apontou a tecnologia como o principal interesse dos setores de TI dessas companhias.
Entre as áreas de negócio com maior investimento na solução, há destaque para:
- Vendas (27%);
- Cliente e Suporte (33%);
- Abastecimento e Logística (22%);
- Processamento de Pedidos (21%).
Outro dado relevante é que 43% dos vice-presidentes participantes da pesquisa pretendem investir significativamente em RPA. Por enquanto, as indústrias que mais investem no conceito são as de Alta Tecnologia (53%) e Serviços Financeiros (44%).
Outro levantamento, agora da Forrester Research, estima que o Robotic Process Automation movimentará cerca de US$ 2,9 bilhões em 2021 — um grande salto em relação a 2016, quando atingiu US$ 250 milhões.
O princípio do RPA é o uso de robôs, algoritmos capazes de executar atividades que, em um primeiro momento, repetem ações humanas, imitando as interações que os usuários realizam ao trabalharem com sistemas.
Os processos podem avançar para algoritmos cognitivos, que imitam o julgamento humano, usando Machine Learning, tomando decisões e subindo mais um degrau progressivo, aumentando a inteligência humana, ao utilizar Inteligência Artificial.
Na entrada de informações automáticas, em sistemas de automação convencionais, o colaborador deve inserir os dados no sistema em algum momento. No Robotic Process Automation, o próprio robô é responsável por coletar informações e trabalhá-las.
Já na integração de multissistemas, qualquer plataforma (CRMs, ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira) pode ser automatizada. Até porque o RPA não funciona atuando diretamente no código de tais aplicações, ele age imitando os comandos que uma pessoa faria em um sistema digital.
Na qualidade e validação de dados, enquanto está realizando as suas funções, o sistema pode estruturar as informações transacionadas e fazer uma análise da qualidade dos seus dados e, logo após, produzir um relatório capaz de disponibilizar um panorama do que está ocorrendo na sua empresa.
Qual a importância do RPA para as empresas?
Um excelente RPA pode atuar diretamente na redução de erros humanos e de custos da empresa, a partir da padronização e automação desse tipo de execução.
Outro ponto fundamental da aplicação de um Robotic Process Automation em um cenário de sistema legado em uma grande corporação é a famosa “colcha de retalhos”. Para um sistema desenvolvido em 2000, por exemplo, a tecnologia de software não é como a atual.
Nesse período, foram integradas novas tecnologias ao sistema inicial, criando uma grande colcha de retalhos e afetando a produtividade de modo geral. O RPA faz justamente a substituição desses sistemas complexos, e automatiza as atividades manuais que surgem pela falta de comunicação entre os sistemas.
Outra vantagem do RPA, é seu desenvolvimento bem mais em conta, afinal, não necessita de adaptações ou modificações entre esses sistemas. A redução do tempo entre as tarefas e a escalabilidade são vantagens relevantes ao usar uma solução de RPA.
Diariamente, há grande volume de dados que devem ser analisados pelas empresas: informações de compras com fornecedores, prospecção de clientes, vendas de produtos e serviços, gastos, orçamento disponível, entre outros. Estamos vivendo na era da informação e empresas que não souberem lidar com isso certamente encontrarão grandes problemas a longo prazo.
É uma questão de sobrevivência, e não mais de um diferencial. Os negócios que não começarem a aderir a essa tendência, com certeza, ficarão para trás e fecharão mais rapidamente, ultrapassados pela concorrência.
Outro ponto é que a automação ajuda a identificar falhas de forma muito rápida, diferentemente do que ocorre em processos humanos. Geralmente, o registro de um número feito de modo errado por um profissional pode ser prejudicial para toda a análise, exigindo grande esforço para identificação do problema. A partir da automação, isso é realizado imediatamente.
Além disso, ela auxilia a maximizar a eficiência das empresas, permitindo a escalabilidade do negócio. Por exemplo, se existem processos repetitivos que seus colaboradores efetuam, o que acha de direcioná-los para questões mais analíticas, deixando os sistemas próprios automatizados fazendo a atividade?
Isso acaba reduzindo os custos nos processos, o tempo de operação e, claro, assegura que os esforços sejam bem direcionados na estrutura corporativa.
Menores custos e maior eficiência implicam, consequentemente, em grandes oportunidades de crescimento. Se seu modelo de negócio for escalável, a partir da automação, você pode agilizar o processo de crescimento, garantindo o aporte necessário para atingir esse objetivo.
Quais os diferenciais em relação a outras formas de automação?
O RPA oferece recursos que o destacam de outras ferramentas de automação, além de proporcionar flexibilidade e adaptabilidade. Por isso, quando uma empresa escolhe a solução errada, seus projetos podem não conseguir produzir o ROI esperado.
As empresas devem adotar uma abordagem orientada por valor que analisa a automação como facilitadora para a transformação holística de processos, em vez de apenas ser uma automação de tarefas. Dessa forma, o bot pode ter grande impacto em toda função, e não apenas ajustar tarefas na área de trabalho de um indivíduo.
Quais as principais ferramentas de RPA?
Há diversos motivos para uma empresa utilizar as ferramentas de RPA, mas o principal é a economia de recursos e tempo, liberando seus colaboradores para realizar atividades mais críticas e estratégicas para os negócios.
A automação está se tornando fator essencial da transformação digital e o software RPA tem a incrível capacidade de simplificar a automação de processos para organizações. Ao implantar bots para fazer as tarefas de forma rápida, as empresas podem priorizar a implantação de projetos e atividades que demandam poder do cérebro humano.
O software RPA é mais relevante para as atividades demoradas e manuais, como entrada de dados, que podem exigir muitos cliques e várias horas de um funcionário humano.
Os bots implantados em ferramentas RPA podem realizar essas atividades demoradas e trabalhosas em uma fração de tempo, quando comparada aos humanos.
A partir dessa descrição do funcionamento do RPA, podemos deduzir que há três tipos principais de ferramentas. Veja quais são elas a seguir:
- soluções de autoaprendizagem: usando dados histórico e atuais, tais ferramentas monitoram tarefas dos colaboradores para compreender as funções concluídas e começá-las após terem alcançado nível de confiança considerável;
- robôs de RPA programáveis: os programadores, nesse caso, precisam compreender e codificar um conjunto de regras que administram o funcionamento do RPA;
- automação cognitiva: as soluções de automação inteligente ou cognitiva lidam com dados desestruturados e estruturados, e aprendem de maneira similar ao ser humano.
Antes de continuar, é preciso deixar claro o que são dados estruturados e dados não estruturados. Caso você não esteja familiarizado com esses termos, de modo simplificado, os dados estruturados são fáceis de organizar e acabam identificando alguma característica específica.
Clientes adimplentes são bons exemplos. Uma lista de clientes que estão com os seus pagamentos em dia trata-se de um dado facilmente identificável e objetivo. Quanto aos dados não estruturados, são de difícil identificação e mais subjetivos.
Podemos dizer que, em uma pesquisa de satisfação, você tenha reservado um local para as observações, ou seja, um campo livre no qual o cliente pode responder o que quiser. Esse espaço é aberto para uma história, casos de insatisfação ou detalhes complexos de relação objetiva.
Para que esse dado seja processado, é preciso classificá-lo de alguma forma. A partir das descrições das ferramentas, é certo que as soluções mais atraentes são as de automação cognitiva.
Quais as perspectivas do uso do RPA?
É importante destacar que os robôs substituem a prática da terceirização. Aqui no Brasil, esse método passou a ser usado com frequência nos anos 90 e ainda é motivo de discussão quando o assunto é abordado, especialmente do ponto de vista trabalhista.
Independentemente dos diferentes argumentos, muitas empresas utilizaram desse recurso, na maior parte dos casos, para reduzir custos. Vários problemas podem surgir dessa prática. Além das questões trabalhistas, podemos citar a redução do controle sobre a operação e falta de integração entre equipes. Então, o RPA soluciona todos esses pontos a um custo inferior.
Embora algumas organizações ainda possam ser competitivas sem o RPA, isso não é algo que acontecerá por muito tempo. É o mesmo que tentar explorar minérios com enxadas e pás. Para ressaltar que a crescente incorporação de utilização dos robôs em processos é completamente irreversível, trouxemos a você alguns números sobre o uso da ferramenta.
De acordo com pesquisa, o mercado global de serviços e software da RPA alcançou US$ 271 milhões no ano de 2016 e certamente crescerá para US$ 1,2 bilhão no ano de 2021. Um aumento que representa uma taxa de crescimento de 36% por ano.
O mercado de serviços diretos inclui consultoria e implementação em RPA, deixando de lado os serviços operacionais mais amplos, o que indica um crescimento ainda mais representativo com a evolução da tecnologia empregada.
Podemos citar o caso do Xchanging, fornecedor de serviços terceirizados. Uma empresa que conquistou, com a automatização de processos, redução de custos entre 11% e 30%. Seus profissionais recebiam dados não estruturados de seus consumidores que eram processados manualmente.
Com uso da automação, os processos que demoravam meses passaram a ser finalizados em questão de minutos.
Quais as previsões para o futuro do RPA?
É provável que o Robotic Process Automation avance em três estágios de inovação. A primeira etapa baseia-se em lidar com dados estruturados e regras estáticas, com atividades como validação e entrada de dados sendo automatizadas.
O segundo estágio resulta em formas específicas de uso de recursos para processamento de linguagem e demais atividades, como automação de processos e análise de conteúdo. Já a terceira etapa constitui-se de processamento de capacidades cognitivas e avanços de linguagem. Trata-se de sistemas RPA que podem tomar decisões.
A maior parte das soluções de RPA que existem hoje lidam com dados estruturados. No que se refere a informação de texto não estruturado, o Robotic Process Automation ainda não foi explorado. Por essa razão, esse é um campo que tende a crescer com os avanços tecnológicos.
Ou seja, as soluções de RPA que existem hoje são totalmente “baseadas em ação”. A tendência é que passem de modo bem ligeiro para o estágio de pensar. Isso implica em compreender contextos, considerando variáveis presentes no fluxo de trabalho em que as ações acontecem.
Cenários nos quais o julgamento e conhecimento contextual são necessários, como no gerenciamento de processos e resolução de queixas de clientes, envolvendo exceções consideráveis e dados não estruturados, são verdadeiras promessas para o futuro.
Nos casos em que acontecem envio de e-mails, bate-papos e interação em tempo real, o RPA ainda tem sido aplicado de modo conservador. Isso ocorre pelo volume de dados não estruturados.
Cada interação deve ser identificada em uma categoria particular, como entregas atrasadas, itens em falta, mudanças de endereço do cliente e cancelamentos de compras. Para cada problema específico, existe uma sequência de ações equivalentes. A utilização de robôs mais inteligentes, que consigam processar esse tipo de dados já é totalmente possível.
No entanto, algumas limitações acabam impedindo que essa solução seja aplicada em uma escala maior. Como essas restrições são de natureza operacional e cultural, serão superadas em curto espaço de tempo.
Quais melhorias em relação ao cliente o RPA pode gerar?
O atendimento ao cliente é um setor da empresa que pode ser favorecido com o RPA. Com a possibilidade de oferecer soluções para problemas corriqueiros que acontecem com serviços, tecnologia e processos, as centrais de atendimento podem contar com maior eficiência e rentabilidade superior quando aliadas ao RPA.
A automação dos processos não se trata somente de uma maneira mais fácil e prática de trabalhar com atividades repetitivas e maçantes.
Ela proporciona vantagens generalizadas para clientes, que elevarão os graus de serviço. Robôs recebem treinamento para colocarem em prática todas as tarefas.
Antes de tudo, o RPA proporciona experiência superior ao consumidor quase sem presença de falhas. O cliente pode fazer ligações e ter dados de contato, ou notas atualizadas, logo após a conversa.
Nesse meio tempo, o atendente tem espaço de tempo para transmitir novamente os dados e dar resposta às urgências do consumidor. Tal eficiência possibilita que a empresa cuide de mais clientes, em menos tempo.
Depois, o RPA permite que os agentes integrem informações para atualizar os sistemas por apenas uma entrada. Ao conceder a integração de informações em tempo real e automatizar processos, todas as interações são aperfeiçoadas. Atividades adicionais que o RPA pode automatizar são:
- envio de notificações;
- preparação de pedidos;
- encerramento de contas falsas;
- perfis atualizados de consumidores.
Esses, são apenas alguns exemplos do que pode ser concedido aos sistemas executados pela tecnologia RPA.
Quais as vantagens do uso do RPA nas empresas?
Segundo estudo realizado pela Accenture apontou, que a aplicação do RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela empresa na realização de atividades, antes executadas manualmente. Mas, para que o investimento na tecnologia se justifique, essas tarefas automatizadas devem ser repetíveis, escaláveis e em grande volume.
Quando integrado à Computação Cognitiva e à Inteligência Artificial, o RPA torna a prestação de serviços mais ágil, eficiente e produtiva, reduzindo de maneira considerável os custos operacionais.
Isso significa que, se o seu negócio exige carga grande de pessoas e diversos turnos para resolver um processo repetitivo, o Robotic Process Automation pode assumir essa função e impedir que você assuma alguns riscos trabalhistas.
Outro ponto importante é a produtividade da tecnologia, já que a capacidade de processamento de um robô é, pelo menos, três vezes maior que a de um ser humano. Além disso, a solução tem ferramentas e controles que guardam e auditam as informações de cada etapa do processo, permitindo entender posteriormente quais as decisões tomadas em situações de exceção.
Ao controlar e quantificar cada execução realizada, também fica simples comparar os gastos antes e depois da aplicação do RPA, facilitando o cálculo do retorno sobre o investimento.
Veja, a seguir, os principais benefícios de utilizar RPA na sua empresa!
1. Diminuição de erros
Por ser um método automatizado, todos os possíveis erros humanos no processamento de informações são eliminados: o robô não tem erros de recebimento, leitura, entendimento, digitação ou esquecimento. Ele consegue executar essas tarefas operacionais sem interrupção, 24 horas, 7 dias por semana.
O erro é peculiar do ser humano, afinal, não somos instrumentos programados para realizar uma atividade repetitivamente sem margem para erro. Mas pode ter certeza de que os sistemas em Robotic Process Automation são.
A recomendação dos robôs é direcionada a esse fim e, por esse motivo, foram projetados para trabalharem com total eficiência e precisão.
Essa realidade reduz as oportunidades de erros no processo, sendo de grande auxílio na criação de uma produção mais eficiente e independente quando comparada à convencional. A redução de falhas contribui para tornar a imagem do seu negócio mais forte e evitar prejuízos na questão financeira.
2. Otimização de processos
O serviço controlado e programado por robôs também ajuda a deixar os procedimentos eficazes, agilizando produções e atendimentos. Sem contar que o ambiente passa a ser mais eficiente e produtivo.
Já que o RPA é autossustentável, os robôs aumentam seus repertórios ao longo do processo. Isso gera mais confiança no trabalho e melhoria contínua. Torna-se mais prático destinar os colaboradores para outras tarefas que demandam mais atenção humana e personalização.
3. Redução de custos
Ao designar as questões operacionais para os algoritmos, é possível fazer realocação de colaboradores que exercerão outras atividades igualmente relevantes, eliminando custos.
A redução no tempo de realização das atividades também acaba potencializando a produtividade, o que representa melhor custo-benefício no final do processo.
Além disso, é importante mencionar que o custo de automatização de processos via RPA, por ser rápido de implantar, é inferior às outras alternativas.
Sem contar que, por acessar diretamente a interface visual dos sistemas, o RPA evita gastos com integração de sistemas, sendo uma parte importante em um projeto de automatização.
4. Aumento da satisfação dos clientes
Implementar RPA em processos de negócio reduz à metade a carga administrativa, o que melhora o atendimento e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
As soluções de RPA entregam ao consumidor uma experiência de uso bem mais agradável e eficaz, já que reduzem consideravelmente os esforços na realização das atividades dos profissionais, elevando sua autoestima.
5. Profissionais mais focados no que interessa
Ao ter atividades rotineiras feitas pelo software “robô”, os profissionais terão a oportunidade de se dedicar a tarefas que importam em suas funções, ou seja, aquelas que demandam mais habilidades pessoais e exigem de seu intelecto. Tarefas que requerem inovação, criatividade e terão grande impacto sobre seus negócios.
6. Comunicação melhorada
Como você já sabe, o RPA pode ser usado para fazer o gerenciamento da comunicação e das interações com os clientes.
Ele é fundamental para controlar o calendário de contatos do consumidor, apresentando lembretes assim que for o momento dos profissionais acompanharem determinado processo.
O RPA também pode fazer o envio de mensagens automatizadas ao público sobre promoções de produtos ou novos serviços, por exemplo. Níveis aperfeiçoados de comunicação promovem a compreensão maior dos clientes.
7. Redução do TMA
O Tempo Médio de Atendimento é muito importante, e o RPA ajuda a reduzi-lo nas empresas. O período necessário para solucionar os problemas de um cliente é fundamental para a gestão do serviço.
Entregar serviços em um período considerável é de extrema relevância. Com o uso do RPA, as atividades que seriam feitas por uma pessoa, são realizadas a partir da automação de forma rápida. Além disso, os consumidores são contatados com mais eficácia.
O RPA pode ainda auxiliar o colaborador no trabalho com grandes quantidades de solicitações e atrasos atuais. Seu uso aumentará consideravelmente a produtividade do time de atendentes, permitindo que todos se concentrem no que interessa: o cliente.
8. Análises facilitadas e bem estruturadas
O RPA age como um especialista realizando análises bem estruturadas e com assertividade. Por isso, a solução pode compilar e interpretar as informações em tempo real.
Dessa forma, os gestores conseguem uma base de dados robusta para ter uma visão completa do que acontece em cada processo da empresa.
9. Maior motivação e produtividade dos colaboradores
O RPA pode incentivar a produtividade ao realizar as tarefas altamente repetitivas que estão entre aquelas com maior volume de negócios. Assim, os funcionários são dispensados do fardo de atividades monótonas e podem focar em processos críticos. Dessa forma, os colaboradores ficam motivados, satisfeitos e menos propensos a deixar a empresa.
A taxa de retenção é contrastante, se for comparado o antes e depois da implementação do RPA. No entanto, é uma métrica de longo prazo, pois a reação das pessoas leva tempo para se formar e se manifestar.
Por outro lado, tudo o que você precisa fazer para usá-lo como indicador de rentabilidade do RPA é pedir que colaboradores preencham pesquisas de satisfação sobre suas funções e cargas de trabalho. As respostas devem ser anônimas para assegurar a veracidade das informações inseridas, considerando que os funcionários se sentirão mais confortáveis em serem sinceros quando não identificados.
Você deve iniciar os estudos nos departamentos mais afetados pela automação. A expectativa é que quanto menos tarefas manuais repetitivas, maior a satisfação e o engajamento.
Uma pré-condição necessária é que a equipe seja bem treinada no que a automação pode ou não fazer. Isso é importante para evitar a disseminação do pensamento negativo sobre os “robôs roubarem empregos”, o que os tornaria bastante hostis aos bots.
10. Integração com outras ferramentas e sistemas
O RPA proporciona integração com ferramentas e sistemas, como aplicações em nuvem, BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e outros.
A integração reúne diferentes sistemas e os faz trabalhar como se fossem um só, em vez de uma coleção. Por isso, o RPA implementa de forma rápida e simples, além de oferecer solução com excelente custo-benefício.
Sua vantagem competitiva vem de sua estrutura, que permite implementar a tecnologia sem alterações nos sistemas já existentes da organização.
Um bot pode ser ensinado a um processo simples, o que significa rapidez nos resultados gerados pela integração. Por outro lado, a mesma tecnologia pode ser configurada para novos propósitos à medida que as necessidades da organização mudem.
Do ponto de vista do usuário, o RPA requer habilidades significativamente menos especializadas, pois os aplicativos são criados sem que o usuário precise conhecer programação.
Como o RPA ajuda na transformação digital da empresa?
Quando uma empresa tem processos repetitivos já desenhados, estruturados e em pleno funcionamento, a tecnologia do Robotic Process Automation consegue aprender as situações automaticamente, já que utiliza Inteligência Artificial e Deep Learning.
Assim, a padronização de serviços repetitivos é feita com muita qualidade e a mão de obra humana dedicada a essas tarefas é reduzida, liberando o capital intelectual dos seus colaboradores para atribuições mais criativas.
Quando reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas e manuais, as pessoas passam a focar sua atenção nas atividades em que realmente podem aplicar seu talento e conhecimento, gerando valor para a organização.
Com isso, fica claro que o RPA é um aliado no ganho de produtividade — e não um vilão que cortará empregos ou dar mais trabalho. Com ele, sua empresa atinge o ápice da transformação digital e muda radicalmente a maneira como ela interage com a tecnologia.
Como implementar o Robotic Process Automation?
Conforme explicamos anteriormente, a base do RPA é entender o processo de trabalho e assumir todas as atividades repetitivas que não demandam inteligência humana. Seu grande objetivo é ser simples, trabalhando em um processo que dê rápido retorno à empresa e elimine a força de trabalho desnecessária.
Ao procurar um fornecedor da tecnologia, sua empresa passará por um mapeamento para identificar as atividades passíveis de serem automatizadas. Esse trabalho de orientação ao cliente é o grande diferencial de um prestador de serviços de confiança.
Feito isso, o processo de implementação começa pela aprendizagem do robô, que precisa instruir todas as regras e o trabalho que deverá executar. Nesse processo, o fornecedor vai desenvolvendo cada uma das ações.
Imagine o robô como uma criança que está aprendendo a colocar o cadarço no sapato e a amarrar pela primeira vez. Ele precisa aprender primeiro a colocar o sapato. Depois, a puxar o cadarço, em seguida a amarrá-lo e, por fim, fazer o laço. O processo é gradativo e validado em etapas. Confira dicas para implementar o RPA!
1. Estudar as mudanças e cultura organizacional
Você pode aumentar o escopo da RPA para acompanhar os resultados e automatizar mais tarefas conforme a necessidade.
A colaboração dos humanos com bots proporciona desempenho sem precedentes na empresa e liberdade para as equipes se concentrarem em um trabalho mais criativo e de maior valor.
No entanto, mudar a cultura da empresa é muito importante para educar os colaboradores em relação ao que o RPA pode ou não fazer. Após isso, eles se tornam capazes de trabalhar eficientemente lado a lado com os bots.
Ao estudar as mudanças, as atitudes são transformadas e vão além de decidir quem ou o que deve resolver os problemas que surgirem. Ou seja, trabalhar em conjunto é a melhor opção.
Essa é a infraestrutura necessária para uma força de trabalho híbrida. Os bots podem lidar melhor (mais rápido e livre de erros) com as partes rotineiras de uma determinada tarefa, enquanto a energia dos funcionários é totalmente dedicada aos elementos mais complexos, que requerem criatividade, flexibilidade e pensamento fora da caixa.
Para mudar a cultura da empresa nesse sentido, você deve nutrir constantemente a confiança de seus colaboradores nos benefícios da RPA, como a produtividade, a otimização do tempo e a satisfação no trabalho.
2. A decisão de adotar o software
A escolha de investir em um RPA é imprescindível para melhorar os resultados da organização. Com métodos novos e poderosos, essa ferramenta pode ajudar as empresas a resolverem seus problemas operacionais específicos.
Confira os principais motivos que ajudam na tomada de decisão:
- gestores de diversas áreas (finanças, atendimento ao cliente, marketing e recursos humanos, entre outros) são facilmente influenciáveis quando descobrem que, além de otimizar os processos, a solução gera maior capacidade, rendimento rápido e menos erros;
- do ponto de vista de um CFO, o investimento em tecnologia RPA oferece ROI rápido e requer gastos mínimos iniciais em comparação com outras tecnologias corporativas;
- os executivos de TI supõem que pode ser implementado com pouca interrupção, os bots podem facilmente acessar e trabalhar em sistemas legados e essa é uma oportunidade de ter plataformas escaláveis e prontas;
- os colaboradores consideram muito atraente a ideia de contar com “assistentes robóticos” em sua rotina de trabalho.
3. Manter a equipe em constante atualização
Com o RPA, as empresas estão permitindo melhor planejamento e preparação para o futuro, enquanto ainda consideram a experiência dos funcionários.
Automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras permite que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor e requerem habilidades avançadas.
Consequentemente, isso melhora o engajamento, o que se traduz em um trabalho completo e clientes mais felizes.
Além disso, os membros da equipe podem se dedicar a treinamentos focados no produto ou serviço, o que ajuda a manter as equipes atualizadas.
A organização também pode realizar palestras e cursos para manter os times constantemente atualizados sobre as novidades do seu mercado de atuação e as tendências tecnológicas.
4. Avaliar resultados
A infraestrutura, o software e outras variações sistêmicas podem levar ao acúmulo de problemas menores. Portanto, renovar os processos continuamente e resolver quaisquer obstáculos inesperados que possam surgir.
Após as outras etapas de implementação do RPA, prepare-se para avaliar os resultados de maneira contínua.
Se os bots funcionam corretamente e conforme as expectativas, configure-os para lidar com alterações. Isso implica que, mesmo com a mudança dos processos, eles precisam se adaptar e funcionar.
Uma vez implementado, há ainda o acompanhamento do RPA. Como qualquer serviço contratado, sua empresa receberá as ferramentas necessárias para início das atividades. Em geral, sua organização paga pelo software robô, pelo servidor e depois pelo serviço de manutenção.
Vale ressaltar a possibilidade de contratar o robô por horas de execução — e não necessariamente toda a estrutura.
Assim, o funcionamento do serviço acontece quase como na lógica do SaaS (Software as a Service): o robô é colocado na nuvem e você solicita seu uso conforme as necessidades da sua empresa. Muito prático, não?
