Os avanços dos recursos tecnológicos estão trazendo grandes novidades para o mercado, independentemente do ramo de atuação das empresas. RPA e Business Intelligence, por exemplo, são ferramentas que, quando empregadas em conjunto, podem trazer benefícios consideráveis.
Novas tecnologias vêm sendo adotadas com o objetivo de alcançar a máxima eficiência nos processos. Hoje em dia, as companhias buscam fazer mais com robôs e dados, aumentando a quantidade de informações obtidas sobre a gestão do negócio e criando formas de melhorar o gerenciamento como um todo.
Itens que demandavam atividades burocráticas e morosas podem ser automatizados. Isso permite que os colaboradores foquem exclusivamente em suas funções, não perdendo tempo com tarefas secundárias.
Você sabe qual é a relação entre RPA e Business Intelligence, além de como utilizá-los? Não? Então, continue a leitura e veja a resposta para essas perguntas. Não deixe para depois!
O que é RPA?
O RPA (Robotic Process Automation), também conhecido como Automação de Processos, é um recurso capaz de reproduzir atividades realizadas por seres humanos. Assim, tarefas repetitivas e manuais serão realizadas de forma automática, eficiente e simples.
Os robôs estão sendo criados para assumir diversas funções. Acessar sistemas corporativos, enviar e-mails (com anexo, inclusive), entrar em sites, preparar relatórios e tomar decisões (seguindo regras preestabelecidas) são alguns dos exemplos.
Alguns serviços, como o cadastro de fornecedores, o lançamento de notas fiscais, a conciliação de pagamentos, a auditoria de processos e tantos outros, podem ser automatizados. Dessa maneira, eles não vão depender de um funcionário para que sejam concluídos.
Podemos afirmar que a implantação do RPA será uma grande vantagem — principalmente para a realização de tarefas consideradas improdutivas e, também, pelo fato de robôs trabalharem 24 horas por dia (nos sete dias da semana). Como consequência, a produtividade de toda a companhia aumenta.
Já os colaboradores vão poder focar no que realmente importa: a execução de suas atribuições, sem perdas de tempo com tarefas burocráticas. Certamente, esse é o principal benefício da implantação do RPA.
Qual é o conceito de BI?
O BI (Business Intelligence ou inteligência de negócio) se relaciona com as etapas de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações em determinado negócio.
Podemos considerá-lo um conjunto de metodologias, teorias, processos e tecnologias capaz de transformar uma quantidade bruta de dados em informações úteis principalmente para tomadas de decisões estratégicas.
É válido dizer que os primeiros dados são coletados por meio de processos internos da empresa. Após isso, as fontes de informações podem conter as necessidades do consumidor, seu processo decisório, a competitividade do mercado e os aspectos econômicos do negócio, entre outros itens.
Cada tipo de empresa determina uma meta específica para o BI. Nesse contexto, são levados em consideração os objetivos previamente definidos e a visão da empresa (tanto para longo quanto para curto prazo).
Como ambos se relacionam?
Podemos dizer que RPA e Business Intelligence se relacionam em duas situações. A primeira é observada nos indicadores de monitoramento de um robô, responsáveis por informar a quantidade de vezes que ele realizou determinada tarefa, bem como seu percentual de sucesso e insucesso.
Esse é um exemplo de métrica mais técnica, por meio da qual se torna possível estabelecer algumas perspectivas sobre os períodos mais críticos para a execução de uma tarefa e aqueles em que o tempo despendido para o desempenho de uma função é maior do que o normal. Essa análise busca melhorar a performance do robô.
A segunda situação em que RPA e Business Intelligence se aproximam é no âmbito do negócio em si, ou seja, de indicadores que estejam diretamente atrelados à companhia. Imagine, por exemplo, um robô que realize lançamentos de notas fiscais. É facilmente possível monitorar as informações utilizadas por ele, como:
- a quantidade de notas lançadas em um período estipulado ou para um mesmo CNPJ;
- o faturamento de cada item;
- os valores que apresentam as maiores lucratividades.
Então, além da perspectiva de faturamento em determinada data do mês, será possível ter um panorama dos lançamentos de notas fiscais por meios online.
As mesmas informações podem ser obtidas caso você utilize robôs para o cadastro de clientes ou o lançamento de pedidos. Portanto, podemos afirmar que os indicadores são produtivos no sentido de criar um panorama online da performance do negócio.
É preciso ter cuidado?
Nem tudo são flores, não é mesmo? Mesmo com os benefícios da relação entre RPA e Business Intelligence, é preciso ter certo cuidado, pois o indicador de BI pode ser superficial. Continuando no exemplo do lançamento de notas, a automação desse processo demonstrará qual produto é o mais vendido, mas não o motivo para tanto.
As análises são bem simplórias, mas podem ter utilidade na gestão do negócio. Caso seja necessário detalhar um pouco mais a informação, os dados do ERP da empresa devem ser reunidos, ao passo que gráficos e números precisam passar por uma avaliação mais criteriosa.
Em contrapartida, os conteúdos fornecidos pelos robôs são concretos e precisos. Ele será capaz de precisar o início de um atendimento e o término da atividade, por exemplo.
Portanto, é fundamental ter ciência da capacidade dos robôs e utilizar as informações obtidas da melhor maneira possível. Assim, o RPA e o Business Intelligence serão de grande valia para o negócio.
De que forma o RPA pode ajudar na obtenção de informações para o BI?
As empresas vêm procurando maneiras de aliar qualidade, produtividade e redução de custos em suas respectivas atuações. Nesse sentido, o RPA se apresenta como uma alternativa extremamente interessante.
A delegação de tarefas a um sistema RPA permite que os profissionais tenham mais tempo para atividades “humanas”, que contam com uma gama maior de informações.
Vale destacar que os dados que passam pela operação dos robôs são dotados de informações sobre a gestão do negócio. Elas podem ser reunidas em relatórios e repassadas de maneira a possibilitar a conclusão das atividades do BI. As principais formas com que o RPA pode auxiliar o BI são:
- automatização da geração de relatórios;
- simplificação da realização de cálculos complexos;
- monitoramento de tarefas automatizadas;
- melhor processamento de pedidos.
Além da quantidade, é válido dizer que a veracidade desses dados é mais confiável do que daqueles obtidos por processos humanos. Assim, o resultado do BI tende a ser mais fidedigno. Pense nisso!
Utilizar os recursos de RPA e Business Intelligence pode trazer resultados impressionantes para um negócio. Então, não deixe para depois e invista já nessas novas tecnologias.
