Uma solução de RPA pode ser realmente útil para que as empresas reduzam custos e tenham eficácia no dia a dia. Contudo, essa tecnologia precisa de um bom suporte e de um planejamento dedicado a obter o melhor de todos os envolvidos. Assim, é possível otimizar o processo e agregar valor com a TI.

Por isso, discutiremos a implantação de projetos de RPA, o que é preciso ter em mente e como começar, além dos benefícios dessa prática. Tem interesse? Então, continue a leitura.

Como funciona a implantação de projetos de RPA?

O RPA (automação de processos robóticos) consiste na aplicação de robôs para a execução de tarefas repetitivas e burocráticas. No entanto, assim como a implementação de um CRM ou ERP em um contexto empresarial, sua instalação requer cuidado amplo e preparo de todos os envolvidos.

O aspecto básico que impulsiona essa solução é o treinamento dos robôs. Para que sejam capazes de executar as atividades que os humanos fazem, os sistemas artificiais precisam de um processo de aprendizado. O objetivo é fazer com que entendam como imitar as ações e quais passos devem ser dados até os resultados.

Isso geralmente é feito de maneira simples, já que o RPA não carrega a complexidade de outras tecnologias de automação. É uma configuração intuitiva que envolve o fluxo e o encadeamento de etapas que estruturam as atividades. Parte do entendimento pleno das necessidades da companhia e de como o software deve cooperar.

A primeira fase envolve a documentação, testes e definição geral das regras da aplicação. Naturalmente, essa jornada demanda um tempo até que as soluções gerem os benefícios que todos esperam, mas não muito. Comparado com outras tecnologias, o RPA ainda se destaca por permitir um começo rápido.

Por que é essencial que seja feita de forma correta?

Quando falamos em automação robótica, estamos nos referindo a um conjunto de oportunidades. Quando bem-feita, a implantação de um sistema como esse consegue impulsionar os negócios de uma maneira incrível, permitindo a integração dos sistemas de TI entre si e do setor com o resto do negócio.

Contudo, a condição deve ser a qualidade da implementação. É imprescindível planejar e seguir os passos corretamente para evitar investimentos sem retorno e perda de tempo. Ademais, um bom projeto envolve evolução de acordo com as necessidades e garantia de segurança (permite que haja concessão de acesso para os robôs sem abrir brechas inesperadas).

Isso possibilita que o treinamento dos robôs gere somente impactos positivos para a companhia, de acordo com o esperado. Logo, é possível alcançar um bom retorno sobre os valores investidos, de forma que a empresa lucre mais e consiga suporte para a continuidade dos processos.

Quais são os passos para a implantação?

Vamos, então, conhecer os passos para a implantação de uma solução RPA em detalhes.

Faça um mapeamento de processos

É importante partir exatamente do começo: mapeando os processos e estruturando as atividades da organização em um conjunto de passos, como um fluxograma. Isso gera a base para o treinamento dos robôs e permite um conhecimento mais amplo acerca das próprias operações. Esse estudo ajudará na definição do que deve ser automatizado, inicialmente.

Comece com cautela

Também é interessante não tentar implantar tudo de uma só vez. O ideal é iniciar com um piloto, um processo simples que será automatizado para testar a eficiência do sistema e a conformidade com os outros softwares e com a corporação.

Assim, a companhia saberá o que precisa fazer antes de tornar a solução maior, estudando o próprio processo e os resultados em tempo real.

As atividades que são ideais para automação:

  • envolvem alto volume de trabalho;
  • são repetitivas e burocráticas;
  • precisam de mais velocidade;
  • são suscetíveis a falhas;
  • apresentam questões não relacionadas com o núcleo estratégico do negócio.

Monitore os resultados

Ainda relacionado com a última dica, a empresa deve acompanhar e monitorar os resultados da implantação e dos primeiros processos. Assim, a gestão conhecerá os pontos que precisam de ajuste e poderá otimizar as operações em tempo real. Depois do piloto, a fase mais natural é a evolução e replicação do RPA, o que só é possível com um bom monitoramento.

Considere os impactos

Outro fator é a consideração dos devidos impactos da instalação. O RPA é um sistema que altera a dinâmica do setor em que é implantado e precisa de uma boa comunicação com outros sistemas para garantir resoluções positivas. Assim, os gestores devem analisar se o impacto não é ruim e o que é necessário para alinhar a solução aos objetivos da companhia.

Envolva o TI

O departamento de TI é crucial no momento da implementação. Os colaboradores devem estar envolvidos e alinhados ao que a companhia deseja. É fundamental que haja uma conscientização geral acerca da tecnologia, seus benefícios e de como cooperar com ela para produzir melhores resultados. Desse modo, as vantagens podem ser alcançadas sem problemas.

Quais são os benefícios da implantação?

O RPA é uma tecnologia de automação completa e prática. Oferece uma série de benefícios que impactam não somente o setor de TI, mas todo o negócio.

Escalabilidade

A escalabilidade é um fator importante a ser mencionado. Com o suporte dos robôs, a empresa é capaz de gerenciar tarefas mais volumosas e demandas maiores com a mesma garantia de qualidade e consistência.

Isso porque a alocação de mais mão de obra artificial é simples e não requer muito tempo. Outra vantagem é a disponibilidade desses sistemas. Eles podem operar a qualquer momento e ficar disponíveis para cooperar com outras aplicações, mesmo em horários em que os colaboradores não estão trabalhando.

Produtividade e agilidade

Esse fator gera aumento de produtividade e agilidade operacional. Com a precisão e a redução de erros também surge uma solução que se encaixa bem no contexto em que é colocada e apresenta eficácia. Assim, é possível lidar com tarefas de alto volume, burocráticas e repetitivas sem falhar e fugir das regras estipuladas.

Economia

Por fim, vale reforçar a economia de custos. Por se tratar de uma aplicação simples, o RPA não pesa muito nas finanças das organizações, garantindo implicações rápidas por um investimento de baixo custo. O retorno é maior, portanto, gera mais lucratividade.

A implantação de projetos de RPA necessita de cuidado e de um bom planejamento, com um início mais lento e envolvimento da equipe. Esse gerenciamento inteligente favorece bons resultados e permite à empresa crescer ao aplicar a ferramenta em diversos pontos. As vantagens são várias e contribuem para que a TI realmente entregue valor aos outros departamentos.

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