Os padrões para a realização de atividades existem para garantir a organização dos processos de trabalho, visto que poupam tempo e garantem fluidez na rotina corporativa. Dessa forma, para empresas que contam com vários processos, a padronização e automatização de tarefas são mais que necessárias.
Afinal, é possível otimizar o tempo dos colaboradores, diminuir custos de serviços e obter uma queda no índice de retrabalhos. Quer entender mais sobre esse método e como pode ser benéfico implementá-lo no seu empreendimento? Continue a leitura na Biti9 e aproveite!
O que é a padronização de processos?
A padronização de processos refere-se ao processo de estabelecer regras, diretrizes e procedimentos consistentes para realizar uma tarefa ou atividade específica em uma organização. Em outras palavras, é uma metodologia com a qual uma empresa torna seus métodos e procedimentos uniformes em toda a sua organização.
Assim, visam fazer uma adequação de vários procedimentos, afinal, quando as atividades estão desorganizadas, erros podem acontecer e, consequentemente, a empresa tem um alto índice de retrabalhos e gastos desnecessários.
Com isso, o objetivo principal da padronização é justamente criar uniformidade e consistência nas operações e garantir que as atividades sejam efetuadas da mesma maneira toda vez, independentemente de quem seja as pessoas que a executem.
Por isso, em vez de reagir apenas a cada problema à medida que ele surge, você reage de acordo com uma lista de instruções e protocolos. Isso ajuda a garantir que cada ação tomada gere um resultado positivo e, por ter abordagens diferentes para várias situações, se criam formas de prever e controlar problemas diferentes.
Nesse sentido, esse procedimento nas empresas visa alcançar economia de custos, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a competitividade. Essas medidas já são utilizadas há anos em:
- Rotinas de fábricas;
- Setores de operações de empresas e indústrias;
- Rotinas financeiras;
- Departamentos de Recursos Humanos;
- Departamentos de Vendas.
No entanto, à medida que a concorrência aumenta, a necessidade de as empresas terem alta performance e reduzirem custos torna imprescindível adotar novas formas de escalar o seu negócio. Ou seja, o processo de padronização deve visto como prioridade na sua empresa e suas equipes devem estar preparadas para essa realidade.
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O que é possível padronizar com esse método?
O objetivo da padronização de processos de negócios é proporcionar um modelo de solução singular e fazer mais com menos recursos. Para iniciar as mudanças, é possível seguir o modelo de trabalho:
1. Recursos Humanos
A padronização coletas de dados dos candidatos já é uma realidade no processo de contratatação de pessoal. Essa é uma resposta natural para a evolução dos processos das grandes corporações, que necessitam de mais agilidade e assertividade para contratar colaboradores que perfomarão eficientemente a curto prazo.
Por meio de contratações de modo padrão, o manejo das vagas é mapeado em um conjunto de tarefas e os benefícios disto são imensos, mas o que a maioria dos empregadores enfrenta é a implementação. Então, qual é o segredo para criar um processo de contratação automatizada de forma eficiente?
O principal motivo para a padronização ser tão importante é devido ao seu papel na eliminação de inconsistências e trabalho improdutivo.
A maioria das etapas da seleção de pessoas pode ser totalmente automatizada por meio do uso de um software de recrutamento. As equipes de contratação podem configurar totalmente seu funil de recrutamento, gerenciando todas as etapas por meio de telas e painéis do sistema. Isso inclui:
- Distribuição de vagas;
- Busca de candidatos;
- Seleção de currículos;
- CRM;
- Marketing de recrutamento.
2. Processo de onboarding
Se você está trazendo novos funcionários ou clientes, ter iniciado a padronização de processos poupará tempo e garantirá um início produtivo do seu engajamento. Nesse sentido, passar como funciona todo os preocedimentos da empresa é algo que ajudará o colaborador na sua nova jornada, assim, passe informações, como:
- Como são as documentações padrão;
- Como funciona a mentoria ou acompanhamento:
- Como e quando são realizadas as orientações e treinamentos;
- Como é o cronograma estruturado semanal e mensal;
- Quais são as ferramentas de trabalho;
- Quais são as avaliações de desempenho e quando são aplicadas.
Outro processo que deve ser analisado e padronizado é a forma como você interage com um consumidor ou um novo colaborador. Isso deve ser visto, pois é um reflexo da sua marca e da sua cultura. Assim, pense:
- Você tem comunicação clara?
- Está estabelecendo as expectativas certas para o relacionamento?
- Todos entendem os objetivos ou como é o sucesso?
Seguir um processo consistente garantirá um ótimo começo para todos os seus relacionamentos com funcionários e clientes.
3. Processo de negociações
Em seu negócio, você executa diversos processos todos os dias para apoiar suas operações comerciais, como:
- Pagar contas;
- Emitir notas fiscais;
- Processar folha de pagamento;
- Gerenciar projetos;
- Comunicar-se com clientes.
Quanto mais padronizadas forem essas tarefas rotineiras, mais eficiente e escalável sua empresa se tornará. A tecnologia desempenha um papel fundamental para automatizar algumas das tarefas de menor valor, o que pode fazer uma grande diferença na eficiência e na sua capacidade de escalar.
Mas adotar a tecnologia muito rápido sem realmente saber como ela funciona pode ser frustrante. Então, o mais indicado é encontrar uma solução de automação de processos.
Veja 3 benefícios da padronização/automatização de processos
Quando bem desenvolvida, pode diminuir a ambiguidade e o trabalho de adivinhação, garantir qualidade, aumentar a produtividade e melhorar a moral dos funcionários. Alguns benefícios que esse processo traz são:
1. Garantia de qualidade
Se a falta de padronização significa mais ambiguidade, uma consequência inevitável disso será menos confiabilidade e qualidade reduzida. Isso ocorre porque nem todas as abordagens para uma determinada tarefa ou procedimento são criadas da mesma forma.
De fato, há maneiras melhores e piores de atender o telefone, retirar informações importantes de um cliente e enviar atualizações de status para sua equipe. Assim, a técnica pode ajudar a garantir precisão na execução de atividades, minimizando as chances de detalhes cruciais serem negligenciados.
Por exemplo, se você tiver um modelo para documentos de política e procedimento, você pode usá-lo para reduzir as chances de alguém omitir informações fundamentais. Ao padronizar os processos que sua organização depende — e criar esses padrões — você estará garantindo resultados cada vez melhores.
2. Aumento da produtividade
Em linhas gerais, a padronização está associada ao desempenho mais enxuto e funcional, o que significa que sua organização pode cortar desperdícios e fazer mais com os recursos disponíveis. De forma geral, ela promove a produtividade, eliminando a ineficiência.
Isso é o resultado da eliminação da ambiguidade e do controle de qualidade: as tarefas são concluídas de forma mais eficiente e há menos atividades incompletas.
Outro benefício é a redução da concorrência insalubre e dos conflitos. Considerando que sua organização tenha três sistemas distintos para acompanhar os fluxos de trabalho, cada um deles tem seu próprio eleitorado dentro da entidade. Com equipe e sistemas diferentes, as divergências são inevitáveis.
Mesmo que todos os sistemas sejam quase iguais em produtividade, tentar coordená-los em toda a sua organização provavelmente levará à concorrência e conflito entre os times diferentes.
Se todos aprenderem a mesma maneira de executar as rotinas da empresa, será mais fácil para as equipes trabalharem juntas. Isso significa mais produtividade em virtude da sinergia e menos tempo desperdiçado com falhas na comunicação.
3. Engajamento de funcionários
Mais um ponto importante a ser lembrado sobre padronização e eficiencia de processos é que ela ajudará os funcionários a terem a sensação de realização e orgulho do seu trabalho. Desse modo, esse tipo de investimento não deve significar monotonia e falta de criatividade, mas padrões que qualquer colaborador pode dominar e se orgulhar de aprimorar.
Se os processos são regidos por métodos que ensinam os colaboradores a fazerem um trabalho eficiente e de alta qualidade, as equipes se tornam mais propensas a terem orgulho do seu ofício.
No lugar da incerteza e da ineficiência, é provável que o resultado seja uma melhora no sentimento de pertencimento de todos. Se a padronização for eficiente, evitará frustrações desnecessárias e orientará as pessoas a alcançarem algo significativo e valioso, consequentemente, terão mais motivos para se orgulhar do seu trabalho.
Como fazer a padronização de processos?
A padronização de processos de negócios visa unificar os procedimentos em organizações que utilizam diferentes práticas para fazer o mesmo método. Assim, ao começar a implementá-la, é necessário ter alguns pontos de atenção, tais como:
Entendimento das necessidades para escalar o negócio
Durante a fase inicial, você está focado em escalar o negócio e encontrar formas de reduzir os gastos da sua empresa, enquanto aumenta o lucro. Com isso, o termo “escalar um negócio” significa preparar todo o cenário para permitir e apoiar o crescimento da sua empresa, além de ampliar sem prejuízo.
Ou seja, é um método para pensar sobre o que realmente deve ser padronizado, como a ação deve ser feita e quais serão as vantagens da prática. Assim, é um período que requer planejamento, alguns investimentos e os sistemas certos. Alguns dos processos que você pode pensar em automatizar são para:
- Coletar documentos de clientes;
- Pagar contas, agendar compromissos;
- Fazer pagamentos;
- Gerenciar projetos;
- Enviar e-mails de lembrete.
Documente todos os processos existentes
Comece documentando todas as etapas para a entrega de cada produto e serviço que você fornece, assim como cada um dos processos que seu negócio executa com frequência.
Isso estabelece seu fluxo de trabalho para cada uma dessas operações de negócios. Apenas o ato de registrar os passos começará a ajudá-lo a identificar ineficiências ou redundâncias nesses processos.
Você está inserindo informações de clientes duas vezes? Está imprimindo e enviando documentos que poderiam ser compartilhados eletronicamente?
À medida que começa a identificar ineficiências, a tecnologia pode potencialmente ser uma solução para simplificar e automatizar. Mas tudo começa quando você tem seus processos documentados.
Omapeamento de processos cria oportunidades para que a equipe possa canalizar seus esforços em tarefas intelectualmente estimulantes, deixando atividades repetitivas e burocráticas com as automações.
Depois de mapear suas rotinas e processos, é possível iniciar o caminho de otimização para impulsionar ainda mais sua capacidade de dimensionamento.
Realize a automação das tarefas
Agora é o momento de automatizar suas tarefas repetitivas e entender qual é a melhor solução para fazer esse procedimento interno. Para isso, estude sobre essas ferramentas e como elas podem ser úteis para a melhoria dos processos.
Assim, uma vez que você tem o fluxo de trabalho padrão mapeado, é muito mais fácil identificar o que precisa de melhorias ou pode se beneficiar de uma solução tecnológica. Dessa forma, você evitará a sobrecarga de aplicativos começando com um roteiro claro de fluxo de trabalho, oriundo da padronização de processos.
Com essas medidas, sua organização pode alcançar uma base sólida, sobre a qual pode obter avanços contínuos posteriormente, seja com a automatização ou com realoação dos esforços de colaboradores para demandas mais estratégicas.
Por se tratar de uma decisão importante e fundamental para sua empresa crescer, contar com um parceiro experiente e com cases de sucesso faz toda a diferença. A Biti9 pode ajudar sua empresa a conquistar o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade e a redução dos custos.
Somos especialistas em customização de processos escaláveis e um dos nossos principais compromissos com nossos clientes é a elaboração do PDD (Documento de Definição de Processos), uma documentação completa sobre as necessidades de evoluções do negócio, além da entrega de uma solução personalizada para a sua empresa.
Por isso, te ajudamos a alcançar novos voos e solidificamos a atuação operacional do seu negócio. Entre em contato e fale com um de nossos especialistas!
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