Maximizando o ROI das soluções de automação inteligente 

No cenário corporativo atual, a eficiência operacional é uma necessidade decisiva para a competitividade das empresas. Entre os diversos métodos para alcançar essa competência, a automação inteligente de processos backoffice tem se destacado como uma solução inovadora e eficaz.

Ao integrar tecnologias de Inteligência Artificial (IA), Robotic Process Automation (RPA) e Machine Learning (ML), a automação inteligente transforma tarefas repetitivas e demoradas em processos rápidos e precisos, proporcionando um aumento significativo no Retorno sobre Investimento (ROI).

Este artigo explora como essas soluções tecnológicas não apenas reduzem custos operacionais, mas também melhoram a precisão, aumentam a produtividade e liberam recursos humanos para atividades mais estratégicas.

Afinal, o que é automação inteligente?

A automação inteligente é a integração de tecnologias avançadas, como IA, RPA e ML, para automatizar processos de negócios de maneira eficiente e adaptativa.

Diferente da automação tradicional, que se limita a seguir regras pré-definidas, a automação inteligente possui a capacidade de aprender e melhorar continuamente.

No contexto de processos backoffice, isso significa que tarefas como processamento de dados, gerenciamento de faturas, suporte ao cliente e conformidade regulatória podem ser executadas com maior velocidade e precisão, reduzindo significativamente a margem de erro e aumentando a produtividade.

Além disso, a automação inteligente é capaz de analisar grandes volumes de dados em tempo real, permitindo tomadas de decisão velozes e informadas. Ao implementar essas soluções, as empresas não só otimizam seus processos operacionais, mas também criam um ambiente mais ágil e resiliente, pronto para enfrentar os desafios do mercado moderno.

Compreendendo a automação inteligente 

Os robôs utilizados em automações inteligentes, também conhecidos como bots, são capazes de executar uma ampla gama de tarefas com precisão e eficiência. Para atingir esse objetivo, cada robô precisa ser configurado inicialmente visando entender as atividades que precisa executar.

Isso envolve a definição de regras e parâmetros específicos para cada processo, como os dados que devem ser inseridos, os sistemas que devem ser acessados e as ações que devem ser realizadas. Ferramentas de RPA são frequentemente usadas para criar scripts que replicam as ações humanas de maneira automatizada.

Durante sua construção, os robôs de automação inteligente são equipados com capacidades avançadas de captura de dados. Eles podem extrair informações de documentos, e-mails, formulários online e sistemas internos.

Tecnologias como OCR (Optical Character Recognition) permitem que os bots leiam e interpretem elementos de documentos em papel ou digitalizados, transformando-os em dados estruturados que podem ser processados automaticamente.

Uma vez que os dados são capturados, o robô inicia o processamento das informações conforme as regras estabelecidas. Isso pode incluir tarefas como:

• Entrada de dados: inserir informações em sistemas de ERP, CRM ou outras plataformas de negócios.
• Verificação e validação: comparar dados capturados com registros existentes para garantir a precisão e a conformidade.
• Tomada de decisão: utilizando algoritmos de IA e ML, os bots podem tomar decisões baseadas em informações que coletaram durante a execução do processo automatizado, como aprovar ou rejeitar transações, priorizar solicitações ou encaminhar casos específicos para intervenção humana.

Como as soluções de automação inteligente podem melhorar o ROI? 

As soluções de automação inteligente podem melhorar o ROI de várias maneiras: 

• Aumento da eficiência: automatizar tarefas repetitivas e de alto volume pode otimizar as operações e reduzir erros manuais, resultando em tempos de processamento mais rápidos, maior produtividade e mitigação do retrabalho. 
• Economia de custos: a automação pode minimizar a necessidade de intervenção manual em vários processos. Com isso, é possível liberar seus colaboradores para atuarem em outras atividades, setores ou projetos — incluindo demandas estratégicas que muitas vezes acabam ficando em segundo plano por conta do volume operacional. Além disso, também é possível diminuir despesas associadas a tarefas baseadas em papel e armazenamento físico. 
• Melhoria na tomada de decisão: as soluções de automação inteligente podem analisar dados, identificar padrões e fornecer insights para apoiar uma tomada de decisão mais informada e estratégica, impulsionando, em última instância, melhores resultados comerciais. 
• Customer Experience: processos automatizados podem aprimorar a experiência do cliente, proporcionando tempos de resposta mais rápidos, serviço mais consistente, interações personalizadas e, na frente de Customer Success, mitigação de erros que desgastam a relação entre empresa fornecedora e contratante. 
• Escala: as soluções de automação inteligente podem se adaptar facilmente às mudanças nas necessidades comerciais, permitindo que as organizações dimensionem suas operações para cima ou para baixo conforme necessário, sem investimentos adicionais significativos. 

Como calcular o ROI de um projeto de automação inteligente?

Ao calcular o ROI de um projeto de automação inteligente, é importante levar em conta tanto os benefícios financeiros diretos quanto os indiretos, como a melhoria na satisfação do cliente, a flexibilidade operacional e a capacidade de escalar processos rapidamente.

De modo geral, os pontos a serem considerados são os seguintes:

1. Identificação dos custos de automação

Primeiro, é necessário identificar todos os investimentos associados ao projeto de automação. Isso inclui:

• Investimentos de software: licenciamento de ferramentas de RPA, IA e ML.
• Investimentos de hardware: equipamentos necessários para suportar a automação.
• Investimentos de desenvolvimento: despesas com a programação e configuração dos robôs.
• Investimentos de implementação: gastos com a integração das soluções de automação nos sistemas que já são utilizados pela equipe.
• Investimentos de treinamento: formação de funcionários para operar e manter os sistemas automatizados.
• Investimentos de manutenção: monitoração contínua e atualização dos bots e sistemas automatizados.

ROI calculado: como fazemos aqui na Biti9?

Na Biti9, a clareza no cálculo do ROI é um dos nossos principais diferenciais, tornando nossa oferta única no mercado. Nossa precificação foi cuidadosamente elaborada para proporcionar o melhor Retorno sobre Investimento possível.

Desde a apresentação das propostas comerciais, garantimos que nossos clientes tenham visibilidade do investimento total necessário para o projeto de automação. Em alguns escopos, também conseguimos facilitar etapas, como os investimentos de software e hardware.

Embora o retorno varie de projeto para projeto e de empresa para empresa, a maioria dos nossos clientes alcança um ROI de 100% em menos de um ano — em alguns casos, entre 4 e 6 meses a partir do início das operações automatizadas.

2. Identificação dos benefícios financeiros

Os benefícios financeiros de um projeto de automação inteligente podem ser classificados em várias categorias:

• Redução de custos operacionais: economia gerada pela diminuição da mão-de-obra necessária para tarefas repetitivas e demoradas, bem como sua realocação para demandas que antes estavam desassistidas, potencializando o aproveitamento dos recursos humanos.
• Aumento da produtividade: benefícios financeiros resultantes do aumento da eficiência e da capacidade de processar maiores volumes de trabalho em menos tempo.
• Melhoria na precisão: redução de custos associados a erros humanos e retrabalho.
• Aceleração dos processos: benefícios financeiros devido à rapidez na execução de processos, resultando em maior agilidade nos negócios e aumento da satisfação do cliente.
• Tomada de decisão baseada em dados: benefícios financeiros obtidos através de decisões mais informadas e estratégicas, que podem levar a um melhor desempenho da empresa.

3. Medindo e otimizando o ROI 

Medir e otimizar o retorno sobre o investimento é fundamental. Afinal, você precisa garantir que suas soluções de automação inteligente estejam realmente entregando valor tangível para sua organização.

A melhor abordagem é ser orientado à solução, estabelecendo métricas-chave de desempenho (KPIs) que alinhem diretamente com seus objetivos de negócios. Alguns indicadores adotados pela sua operação podem, inclusive, ser os pontos de avaliação citados anteriormente neste artigo, como redução de custos, aumento da produtividade, melhoria da precisão dos dados e satisfação do cliente. 

À medida que você implementa e opera suas soluções de automação, é essencial monitorar de perto esses KPIs e analisar os resultados de forma sistemática. Identifique rapidamente quaisquer áreas subutilizadas ou oportunidades de aprimoramento, e ajuste sua abordagem de maneira ágil e eficiente.

Essa mentalidade de melhoria contínua garantirá que você maximize o retorno sobre seus investimentos em automação inteligente. Além disso, não se esqueça de compartilhar esses insights com a liderança de forma profissional e convincente, demonstrando o valor real que a automação está trazendo para o negócio. Com uma compreensão clara das vantagens mensuráveis, você poderá obter o apoio necessário para expandir e evoluir ainda mais suas iniciativas de automação. 

Ficou em dúvida e quer entender como calcular o ROI do seu projeto de automação? Clique aqui para tirar suas dúvidas com nossa equipe.

Benchmarks típicos para ROI em automação inteligente

Para compreender o potencial de retorno sobre investimento em projetos de automação inteligente, é importante considerar alguns benchmarks típicos do mercado. Diversos estudos e relatórios indicam que empresas que implementam automações de processos em backoffice podem esperar um ROI significativo em um curto período de tempo.

Confira alguns dados:

• A implementação de automação inteligente pode reduzir custos operacionais entre 30% e 50% em processos selecionados, de acordo com a Pega Systems​.
• Relatórios da Blue Prism indicam que as empresas podem ver uma melhoria de até 70% na eficiência dos processos com a automação inteligente, permitindo uma redistribuição eficaz dos recursos humanos para tarefas mais estratégicas.
• A automação inteligente pode aumentar a produtividade dos funcionários em até 80%, liberando-os de tarefas repetitivas e permitindo que se concentrem em atividades mais complexas e criativas.
• Implementações de automação frequentemente resultam em uma redução de 90% nos erros operacionais, o que se traduz em uma melhoria significativa na qualidade dos serviços prestados e na satisfação do cliente​.

Estudo de caso: confira como a Raízen triplicou sua eficiência automatizando um processo da área de vendas.

Como implementar automações inteligentes de forma eficaz? Entenda o passo a passo

O potencial de ROI em um projeto de automação fez seus olhos brilharem? Confira as etapas básicas para iniciar essa mudança no seu departamento ou área:

• Análise e identificação de processos: comece identificando os processos que mais se beneficiariam da automação. Concentre-se em tarefas repetitivas, demoradas, críticas e propensas a erros. Ferramentas de mapeamento de processos podem ajudar a visualizar onde a automação pode trazer maiores ganhos. Envolva líderes de diferentes setores para garantir uma visão holística.
• Definição de objetivos: exemplos de objetivos incluem a redução de custos operacionais, aumento da eficiência e melhoria na precisão. Esses indicadores permitirão acompanhar o progresso, ajustar estratégias conforme necessário e, caso você opte por contratar um fornecedor externo, expor suas necessidades de forma clara e efetiva.
• Escolha das ferramentas de automação: Em colaboração com sua equipe de TI e consultores externos, selecione as ferramentas de automação que melhor atendem às necessidades da sua empresa. Considere opções como RPA (Automação Robótica de Processos), IA (Inteligência Artificial) e ML (Machine Learning). Avalie as capacidades de cada possibilidade e como elas se integram com os sistemas já existentes.
• Desenvolvimento e configuração dos robôs: embora você não precise se envolver diretamente no desenvolvimento, é importante manter a atenção para supervisionar a jornada de automação. Garanta que a equipe de desenvolvedores compreenda os objetivos de negócios e os requisitos específicos dos processos a serem automatizados. Essa colaboração é crucial para o sucesso.
• Integração com sistemas vigentes: certifique-se de que as soluções de automação sejam integradas perfeitamente aos sistemas e processos existentes. Isso pode exigir ajustes em softwares para garantir que os dados fluam sem problemas entre diferentes plataformas. A integração eficaz minimiza interrupções e maximiza os benefícios da automação.
• Treinamento e capacitação da equipe: invista em treinamento adequado para seus colegas e liderados que irão operar e manter os sistemas automatizados. A capacitação contínua garante que a equipe esteja preparada para lidar com novos desafios e aproveitar ao máximo as tecnologias de automação. Envolva o time no processo desde o início para garantir aceitação e adaptabilidade.
• Monitoramento e otimização contínua: após a implementação, monitore continuamente o desempenho dos bots e dos processos automatizados. Use os KPIs definidos para avaliar a eficácia e identificar áreas para melhorias. A automação inteligente deve ser vista como um processo dinâmico que requer ajustes constantes para se adaptar às necessidades do negócio.

Avaliando suas necessidades de automação 

A automação inteligente tem um potencial imenso para transformar o seu negócio, mas somente se você implementar as soluções certas adaptadas às suas necessidades específicas.

Antes de embarcar em uma jornada de automação, é essencial dar um passo atrás e avaliar cuidadosamente os requisitos únicos da sua organização. Um processo de avaliação minucioso dos processos não apenas ajudará a identificar as áreas que mais se beneficiariam da automação, mas também garantirá que você invista nas ferramentas e tecnologias corretas para obter o máximo retorno do seu investimento.

Além das dicas que já compartilhamos em seções anteriores deste artigo, vale considerar o potencial de escalabilidade e adaptação da solução ao crescimento da empresa.

Isso envolve não apenas avaliar o estado atual dos processos, mas também projetar suas necessidades futuras para garantir que a solução escolhida seja flexível o suficiente para acompanhar as mudanças no ambiente de negócios.

Ao focar nesses aspectos críticos durante a análise inicial, você estará melhor posicionado para selecionar e implementar automações inteligentes que não apenas otimizem suas operações atuais, mas também preparem seu backoffice para desafios que ainda estão por vir.

Caso você conte com o apoio de uma consultoria externa, é possível solicitar apoio nessa etapa. Aqui na Biti9, por exemplo, o mapeamento de processos está incluso em nossa jornada de Discovery junto ao cliente.

Avaliando soluções de automação 

Ao avaliar as soluções de automação disponíveis, é fundamental adotar uma abordagem orientada por dados e focada na eficiência. Comece analisando detalhadamente os requisitos operacionais e técnicos da sua empresa. Quais processos precisam ser automatizados? Que tipos de tarefas repetitivas e propensas a erros você precisa resolver? Quais são os principais desafios e gargalos que a automação pode ajudar a superar? 

Em seguida, pesquise e avalie cuidadosamente as diferentes opções disponíveis no mercado. Analise as capacidades de cada plataforma, sua escalabilidade, integração com seus sistemas existentes e facilidade de implementação. Não se esqueça de considerar fatores críticos como segurança, conformidade e suporte ao usuário. Essa análise minuciosa garantirá que você selecione a solução que melhor se adapta às suas necessidades específicas. 

Ao longo desse processo de avaliação, mantenha um diálogo aberto e transparente com sua equipe de TI e os principais interessados. Peça opiniões e feedbacks que possam basear suas decisões de forma fundamentada.

Essa colaboração garantirá que a solução de automação escolhida seja totalmente alinhada com seus objetivos estratégicos e ofereça o máximo retorno sobre o investimento. 

Alinhando com os objetivos de negócio 

Alinhar suas iniciativas de automação inteligente com os objetivos estratégicos do negócio garante o máximo retorno sobre o investimento. Uma abordagem orientada por objetivos assegura que seus esforços de automação estejam diretamente ligados às prioridades e necessidades mais urgentes da organização. 

Comece com uma análise detalhada dos principais objetivos operacionais, tanto em nível tático quanto estratégico. Identifique os principais desafios que sua empresa enfrenta e as áreas que precisam de maior eficiência. Ao mapear cuidadosamente essas metas, você poderá identificar as melhores oportunidades para a automação inteligente. 

Em seguida, avalie como as soluções de automação podem impulsionar o alcance desses propósitos estratégicos. Quais processos podem ser simplificados e otimizados? Que tipos de insights e tomada de decisão baseada em dados a automação pode fornecer? Ao alinhar com precisão as capacidades dos robôs com suas prioridades de negócios, você garantirá que seus investimentos gerem o máximo valor tangível. 

Estratégias de implantação 

Implementar soluções de automação inteligente exige uma abordagem bem estruturada e focada em otimização para garantir uma integração perfeita e o máximo impacto. O primeiro passo é avaliar minuciosamente sua infraestrutura existente e identificar possíveis problemas de compatibilidade. Colabore de perto com sua equipe de TI para avaliar completamente os requisitos técnicos e desenvolver um plano de integração abrangente e livre de erros. 

Uma vez estabelecida e solidificada a base técnica, mude o foco para o elemento humano. Envolva proativamente sua força de trabalho, fornecendo treinamento e suporte abrangentes para ajudá-los a se adaptar às novas tecnologias. Cultive uma cultura de inovação e melhoria contínua, capacitando seus funcionários a abraçar a automação e usá-la para aumentar sua produtividade e satisfação no trabalho. 

Adote uma mentalidade de resolução de problemas, orientando sua equipe sobre como superar desafios de integração e otimizar a implantação da automação para obter a máxima eficiência.

Considerações sobre gerenciamento de mudanças 

Implementar soluções de automação inteligente exige muito mais do que apenas a integração técnica perfeita. A gestão eficaz da mudança é fundamental para garantir a adoção bem-sucedida e o impacto duradouro dessas tecnologias transformadoras.

Quando você introduz novos processos e ferramentas de automação, precisa abordar proativamente os desafios da mudança. Forneça treinamento abrangente e estabeleça canais de comunicação abertos. Envolva os funcionários desde o início, explicando os benefícios da automação e como ela pode melhorar a produtividade e a satisfação no trabalho. Isso é essencial para cultivar uma cultura de inovação. Dessa forma, a equipe se sentirá empoderada a adotar as novas tecnologias e contribuir com ideias para otimizar ainda mais os processos automatizados. 

Além disso, é fundamental acompanhar de perto a adoção e o impacto da automação ao longo do tempo. Identifique rapidamente quaisquer problemas de aceitação ou áreas de melhoria, e ajuste a abordagem de gestão da mudança conforme necessário. Isso garantirá que a iniciativa de automação inteligente alcance todo o seu potencial transformador. 

Clique aqui e confira como a Porto Seguro mobilizou os colaboradores em prol da jornada de transformação digital

Metodologia SMART única da Biti9 

Na Biti9, desenvolvemos uma metodologia exclusiva e comprovada para implementar soluções de automação inteligente de forma eficaz e eficiente. Chamada de SMART, essa abordagem abrangente nos permite guiar nossos clientes por todo o processo, desde a avaliação inicial até a otimização contínua. 

Tudo começa com a Situação. Aqui, analisamos detalhadamente os processos operacionais do cliente, identificando as principais áreas que se beneficiariam mais com a automação. É uma avaliação cuidadosa que garante que os investimentos sejam direcionados para as oportunidades mais promissoras. 

Em seguida, passamos para as Métricas. Nesta fase, nossa equipe de especialistas trabalha em estreita colaboração com a organização do cliente para estabelecer metas e KPIs claros, centrados no impacto mensurável e no retorno sobre o investimento. 

A terceira etapa é a Ação. Aqui, nos concentramos na implementação de soluções personalizadas, monitorando e ajustando continuamente para maximizar o desempenho. 

Por fim, a fase de Resultados e Transformação fecha o ciclo. Acompanhamos de perto os resultados da automação, rastreando e medindo os progressos para garantir que os objetivos sejam alcançados. Isso nos permite cultivar uma cultura de inovação e automação inteligente escalável, empoderando os funcionários e desbloqueando valor a longo prazo. 

Ao aplicar nossa metodologia SMART comprovada, a Biti9 garante que os esforços de automação alcancem todo o seu potencial transformador. Nosso compromisso é fornecer soluções sob medida que se integrem perfeitamente à organização do cliente e impulsionem melhorias mensuráveis em toda a sua operação.