A automação de processos é um dos principais objetivos de toda empresa que adota ferramentas tecnológicas. Isso acontece desde os primórdios do uso de aplicações automatizadas em empresas, pois esse tipo de solução representa redução considerável de custos e agrega uma série de benefícios que favorecem o retorno sobre os investimentos e o aumento da lucratividade.
Neste artigo você vai entender tudo sobre a automação, como ela pode solucionar problemas no dia a dia e ser um fator de vantagem competitiva. Acompanhe!
Qual é a relação entre a automação de processos e a evolução tecnológica?
Desde a máquina a vapor, na Primeira Revolução Industrial, o objetivo da tecnologia é automatizar as tarefas repetitivas que normalmente são delegadas para o ser humano, de forma a facilitar o cotidiano.
Assim, os profissionais ficam livres de questões burocráticas e podem concentrar seus esforços em otimização dos processos, no cumprimento do planejamento e da estratégia, entre outros fatores. Com a tecnologia invadindo o mundo do trabalho, o foco é sempre em reduzir a complexidade das atividades e permitir a alocação de membros para funções estratégicas.
Desenvolvimento histórico
Depois da chamada crise de software, na década de 70, os sistemas computacionais começaram a ser desenvolvidos em larga escala, seguindo uma sistematização definida — o que passou a ser a engenharia de software. Nesse ponto, havia uma grande demanda por soluções de software que auxiliassem as companhias no dia a dia e gerassem valor.
Com o avanço da computação, a engenharia de software evoluiu e começou a abarcar diferentes estilos de produção para atender a essa demanda com mais eficiência. O custo dos equipamentos era cada vez menor, ao passo que a velocidade de processamento era maior. Softwares como CRM, ERP e outros se tornaram quase obrigatórios em empresas que desejavam utilizar corretamente a tecnologia para os negócios.
A automação do trabalho sempre esteve presente em todas essas etapas, norteando o desenvolvimento e o planejamento. Os ERPs, por exemplo, representam uma forma de automatizar algumas tarefas e de oferecer uma extensão inteligente ao trabalho humano, permitindo uma capacidade de processamento e de comunicação maior e mais rápida.
Indústria 4.0
Nesse contexto, vale também mencionar o conceito de Indústria 4.0, que se refere à Quarta Revolução Industrial, marcada pelos dados massivos gerados em alta velocidade pela alta conectividade e pela automação.
Com o desenvolvimento de tecnologias como a inteligência artificial e a internet das coisas, o objetivo é tornar os sistemas artificiais mais autônomos e capazes de tomar decisões automáticas, sem a necessidade de intervenção humana direta.
Assim, a automação deve se tornar regra e liderar o fenômeno da transformação digital. A expectativa da PwC é que 72% das empresas do Brasil disponham de um alto grau de digitalização em 2020. A mesma pesquisa deixa claro que 63% dos empresários esperam resgatar o valor de seus investimentos em apenas dois anos.
Isso vai gerar uma profunda mudança cultural na forma como a companhia encara a força de trabalho, mas também uma série de benefícios e possibilidades, como veremos em detalhes no próximo tópico.
Quais são as vantagens da automação de processos?
Agora, vamos analisar os principais benefícios da automação de processos.
Redução de custos
Um dos principais benefícios é a capacidade de reduzir custos. A automação do trabalho implica na diminuição de gastos com pessoal, já que reduz a necessidade de contratação de novos funcionários, treinamento e integração, bem como questões trabalhistas associadas. A McKinsey estima que cerca de 15 trilhões de dólares em salários poderão ser economizados no futuro por conta do uso de ferramentas tecnológicas.
Os sistemas computacionais vão executar as tarefas burocráticas, e a equipe interna vai ser consideravelmente reduzida. Em momentos de crise, por exemplo, em que o investimento é menor, esse benefício vai ser bem interessante para os gestores.
A diminuição de custos também é consequência do aumento da produtividade e do aproveitamento de recursos internos. Da mesma forma, o gerenciamento de riscos e transtornos vai ajudar a prevenir possíveis despesas e a agir proativamente.
Agilidade e menos tempo
A automação também resulta em mais agilidade operacional e em menos tempo para a realização de atividades comuns. Isso acontece porque os sistemas inteligentes não sofrem com cansaço nem outras limitações que geralmente afetam o trabalho, logo, podem entregar resultados consistentes em um período menor. A agilidade é decorrência direta de outros fatores que analisaremos a seguir.
Com o uso da tecnologia, é possível eliminar gargalos operacionais e pontos de parada que estejam prejudicando os processos e consumindo recursos desnecessariamente. Dessa forma, a eficiência é otimizada, pois a companhia consegue produzir mais com os mesmos recursos e atender a aumentos de demanda com segurança.
Menos erros
A transferência de tarefas para sistemas tecnológicos é interessante, pois gera menos erros na execução de atividades e menos impacto financeiro decorrente de falhas na produção, contribuindo para o aumento da precisão. Como os softwares não sofrem com fatores humanos, podem manter consistência, de acordo com a forma como foram programados e planejados.
Flexibilidade
Automação é sinônimo de inovação, por isso ela oferece o suporte necessário para que os negócios se mantenham flexíveis e possam mudar conforme a necessidade. Isso é fundamental se analisarmos que o mercado atual está cada vez mais dinâmico e mutável, pois surgem sempre novas tecnologias para solucionar problemas de uma maneira mais eficiente.
Controle e padronização dos processos
Outro ponto que vale ser citado é o controle mais rigoroso de processos, com a padronização deles. A automação permite que a gestão conheça bem o fluxo de cada tarefa, de maneira sistemática, o que permite um gerenciamento holístico e inteligente. Isso também facilita a análise de desempenho e o monitoramento completo, a fim de buscar a evolução contínua.
Integração e comunicação
O uso de sistemas automatizados favorece a integração dos dados de setores distintos e a comunicação entre diferentes departamentos de uma empresa. Isso acontece porque eles concentram as informações e as tornam disponíveis para acesso simples. Ferramentas artificiais podem, inclusive, ser usadas para manipular e interagir com softwares distintos, como CRM e ERPs, estabelecendo a comunicação entre eles.
É possível também alinhar os objetivos de diferentes equipes e compartilhar indicadores com um monitoramento conjunto. Assim, o problema de incompatibilidade de aplicações é eliminado por completo.
Manutenção simples
A manutenção de sistemas automatizados não é custosa, sendo que existe a possibilidade de aumentar a solução de acordo com a necessidade. Depois de implantar a automação, a companhia pode realizar ajustes necessários para torná-la ainda mais completa e inteligente sem dificuldades. Não há grandes custos associados ou grande complexidade, afinal, trata-se de uma opção sustentável.
ROI
O retorno sobre o investimento é real e concreto. Com os benefícios já citados, a companhia consegue retornos rápidos sobre o que investe e um aproveitamento mais eficiente dos recursos e do dinheiro alocado. Assim, é possível alcançar o crescimento de uma forma muito mais segura, estável e lucrativa.
Quais são as tendências de automação de processos?
Neste tópico, vamos analisar as principais tendências da automação de processos na atualidade e que surgirão no futuro. Vamos conhecer as principais tecnologias e como estão sendo aplicadas por empresas.
RPA
O RPA é um conceito que define a robotização de atividades burocráticas ou repetitivas. Isso significa que tarefas mais desgastantes são delegadas a pequenos softwares integrados aos sistemas de TI da empresa, liberando os colaboradores para outras preocupações. Essa é uma das principais tecnologias quando falamos de automação, principalmente por ser uma ferramenta de baixo custo, que realmente ajuda no dia a dia.
Atualmente, o RPA está sendo oferecido como uma alternativa on-premises, que envolve instalação física na empresa e na nuvem como um serviço. O RPA como um serviço tende a se tornar a preferência do mercado porque une os benefícios já existentes nessa abordagem e a computação em nuvem, gerando ainda mais praticidade, escalabilidade, rapidez na implementação e personalização.
Com o mercado cada vez mais complexo, as empresas buscam opções personalizadas para lidar com seus problemas cotidianos. Por atender bem a essa demanda com pacotes específicos e flexíveis, o RPA como um serviço vai ser uma alternativa interessante.
BPM e RPA
Outro conceito relevante nesse contexto é o BPM. Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócio, representa um conjunto de estratégias para organizar, redesenhar e reformular os processos de uma companhia a fim de atingir objetivos estipulados.
O BPM é importante para que uma organização tenha sucesso com a automação, pois ajuda a gerenciar o fluxo de atividades e identifica o que pode ser automatizado.
A tendência é o uso de técnicas de BPM com RPA para otimizar a agilidade operacional. As ferramentas BPM são aplicadas em uma fase anterior à implantação dos robôs, contribuindo para que essa solução seja efetiva. Da mesma forma, o RPA pode ser usado como um complemento escalável para setores com tarefas que já funcionam com BPM.
Inteligência artificial (IA)
A inteligência artificial é um campo da computação focado em gerar autonomia para sistemas eletrônicos, tornando-o mais capazes de tomar decisões inteligentes sem a intervenção humana. É uma das tecnologias mais usadas para automação de processos e pode ser utilizada como um complemento para o RPA também.
Os algoritmos de IA são utilizados para agregar ainda mais autonomia aos robôs RPA e gerar mais precisão nas tarefas específicas que eles operam. Outra característica interessante dessa tecnologia é a capacidade de processar uma quantidade imensa de dados, com geração de insights — o que também é usado para otimizar o trabalho dos sistemas RPA.
Internet das coisas (IoT)
A internet das coisas (IoT) é o nome popular do conjunto de objetos sem fio conectados por meio da internet. O principal objetivo dessa tecnologia é o monitoramento, pois permite que haja poder computacional em locais pequenos, geralmente inacessíveis. Outra característica é a velocidade: o tempo de resposta pode ser encurtado, gerando base para decisões rápidas, que solucionem problemas logo que eles ocorram.
A IoT já está sendo aplicada para automatizar tarefas, mas também é possível unir esses sistemas com RPA com a finalidade de otimizar o trabalho dos robôs dentro dos setores da companhia. A quantidade massiva de informação gerada por uma rede de internet das coisas pode servir de base para decisões ainda mais acertadas dos robôs, por exemplo.
Business intelligence (BI)
Já o business intelligence (BI) é um conjunto de abordagens que intencionam coletar, organizar e analisar quantidades grandes de dados para nortear as tomadas de decisão.
O BI é uma opção interessante para ser usada em etapas que precedem a instalação de uma solução de automação, a fim de aumentar as chances de sucesso. Contudo, também é aplicado ao lado do RPA no monitoramento constante dos robôs e no acompanhamento dos dados que o RPA analisa.
Segurança
Todas essas tecnologias que foram citadas e a automação em si requerem uma robusta política de segurança para prevenir problemas futuros — principalmente nos tempos atuais, em que esse fator se tornou um diferencial competitivo importante para a satisfação dos clientes. É importante gerenciar dados com responsabilidade e um mapeamento consistente, com o objetivo de enfrentar proativamente os riscos.
A tendência é que a segurança da informação se torne um tema ainda mais relevante com o passar do tempo, por isso as companhias devem investir bastante nessa área. O uso do RPA na cloud e a concentração de dados em softwares automáticos já são sinônimos de uma proteção reforçada, mas é preciso adaptar a cultura de toda a empresa para obter bons resultados nesse campo.
Como aplicar a automação no meu negócio?
Nesta seção vamos examinar os passos para aplicar a automação no seu negócio.
Mapeamento de processos
Um dos primeiros passos para implementar corretamente é o mapeamento completo das operações e do fluxo produtivo da sua empresa. É interessante documentar os processos e conhecer exatamente a relação entre eles, de forma a saber exatamente o que deve ser transferido para as máquinas e o que não deve.
Essa organização é fundamental para obter uma implantação efetiva, que realmente ajude a eliminar gargalos, bem como padronizar as atividades da companhia. É necessário definir as entradas e saídas dos processos, quem é o responsável por cada um deles e quais são os riscos e resultados esperados. Assim, a gestão alcança um bom nível de compreensão e visualização das tarefas do cotidiano.
Planejamento
A próxima etapa é planejar bem a solução de automação que será escolhida. É preciso definir qual tecnologia será utilizada e qual é o nível de intervenção humana necessário. O conhecimento gerado por um bom mapeamento vai contribuir para essa fase, pois vai ajudar a saber exatamente o que é importante escolher em uma ferramenta para atenuar os problemas da empresa.
Treinamento e educação dos funcionários
Outra fase que não deve ser negligenciada é o treinamento e a educação dos funcionários em relação à automação e das ferramentas tecnológicas modernas que serão instaladas. Os colaboradores precisam esclarecer as dúvidas sobre as tecnologias, entender como elas se encaixam no contexto operacional da companhia e estar com expectativas alinhadas às da gestão.
É importante também que eles saibam coordenar as ferramentas, gerenciá-las e que não tenham medo delas. O trabalho humano complementado pelos sistemas artificiais funciona muito bem para impulsionar a produtividade.
Evolução da solução
Outro ponto interessante é o monitoramento e acompanhamento da solução tecnológica mesmo depois da implantação. Afinal, o processo não acaba quando os sistemas já estiverem funcionando.
Esse é o momento de mensurar os resultados e ajustar sempre que necessário, visando a evolução da ferramenta e a melhoria contínua das atividades internas. Nessa etapa, a gestão deverá avaliar se é necessário aumentar o nível de autonomia dos softwares, por exemplo, bem como se é preciso transferir mais tarefas para eles.
Quais áreas podem ser beneficiadas pela automação de processos?
Vamos analisar a aplicação da automação de processos e verificar como essa solução é flexível e beneficia diferentes setores.
Recursos humanos
O setor de recursos humanos é um dos mais burocráticos de uma empresa, pois envolve uma série de documentos e uma complexidade grande de gestão. Por isso, é uma das áreas mais impactadas pela automação, que age reduzindo gargalos operacionais ao delegar funções repetitivas como o gerenciamento de arquivos para os sistemas computacionais e permitir a análise de métricas e relatórios relevantes.
É possível integrar melhor as áreas e gerar uma comunicação mais clara entre os setores, o que também é uma função do RH. A automatização agiliza os processos e reduz o tempo necessário para a resolução de determinados problemas. A contratação e o treinamento de novos colaboradores, por exemplo, ficam mais fáceis de realizar com o uso de robôs.
Contabilidade
Outra área em que a automação gera vantagens concretas é a contabilidade. Nesse setor, o uso de sistemas computacionais auxilia na redução de erros na gestão de notas fiscais, agilizando a comunicação com os softwares internos como o ERP e com os parceiros. Eles ainda podem ser usados para facilitar cálculos complexos, solucionando essas questões de maneira mais simples.
Marketing
A automação de atividades também beneficia ativamente o marketing e o relacionamento com os clientes, gerando mais valor para eles. É possível segmentar e personalizar o atendimento, falando a linguagem dos consumidores e oferecendo soluções específicas para os seus problemas. O uso de tecnologia também ajuda a otimizar as campanhas, com um monitoramento que maximiza as probabilidades de acerto.
O trabalho operacional de registrar atualizações, interações, verificar pedidos e checar históricos também é delegado para os softwares auxiliares, que executam tudo com mais precisão e agilidade. Dessa forma, é possível otimizar o ROI das estratégias e aumentar o número de vendas e de clientes satisfeitos.
Administração
O trabalho dos CEOs ficará bem mais fácil com o uso de tecnologias modernas. Com sistemas cada vez mais inteligentes, proativos e uma série de ferramentas inovadoras, os administradores terão o suporte que precisam para investir em estratégias valiosas e liderar o crescimento saudável de sua companhia.
Grande parte do trabalho desse profissional é justamente a tomada de decisão, que pode ser um processo cotidiano, com ações de pouco impacto ou escolhas maiores. A tecnologia vai integrar dados e gerar insights interessantes para que o CEO esteja mais preparado para decisões certeiras em pouco tempo, o que é fundamental no mercado atual.
Como saber o momento certo para investir?
Nesta seção vamos falar sobre o momento ideal para investir em automação de processos em uma organização, visto que algumas características e dificuldades que os gestores comumente enfrentam apontam para a necessidade de uma solução como essa.
Custo operacional
O alto custo operacional é uma delas. Se as operações estão custosas demais, com uma complexidade descontrolada e uso indiscriminado de recursos, é hora de avaliar uma ferramenta de automação. Geralmente esse problema está associado a um retorno baixo para os gastos necessários, por isso é importante mudar.
Se a sua empresa, como muitas nos tempos de crise, está destinando menos investimentos a cada ano para o setor em que você trabalha, é importante buscar uma solução barata que ajude a enxugar as despesas. Nesse contexto, um RPA pode ser interessante.
Custo de pessoal
O custo de pessoal muito alto, com uma quantidade exorbitante de funcionários executando tarefas pouco estratégicas, também é um sinal que demonstra a necessidade de automação. Essas atividades podem ser delegadas para um sistema computacional, o que ajuda a reduzir a complexidade da gestão de funcionários e o número de pessoas.
Falta de qualidade
Se o problema é a falta de qualidade nos processos, com muitos erros sendo acumulados em diversas etapas de produção, a tecnologia também pode ajudar de maneira eficaz.
Essas falhas geralmente são causadas por questões humanas, como distração, cansaço e outros fatores que serão eliminados com sistemas automáticos. A precisão de ferramentas artificiais é impressionante porque elas executam exatamente aquilo que foram programados para fazer, sem interferências.
Falta de comunicação
Outra questão recorrente é a falta de comunicação, tanto entre as equipes internas quanto entre os sistemas já existentes. Com a automação é possível estabelecer um intermédio entre as diversas áreas, concentrando dados e padronizando tarefas — o que ajuda a reduzir esse gargalo.
A agilidade em operações burocráticas contribui com a redução do tempo de resposta nas interações entre os colaboradores, e isso gera serviços mais rápidos.
Desatualização
Se a sua companhia precisa se atualizar com relação às novas tecnologias e investir mais em inovação, automatizar é uma boa estratégia. Ao focar nesse tipo de abordagem, a empresa precisa reorganizar seus processos e aprender mais sobre as ferramentas modernas do mercado, mantendo-se competitiva.
A automação de processos é uma alternativa eficiente para reduzir custos e otimizar o fluxo operacional de uma empresa. A transformação atinge a companhia por inteiro e gera profundas mudanças até mesmo na cultura empresarial. Para obter os resultados, é interessante observar as boas práticas, como estabelecer um bom planejamento e mapear as operações.
