A automação de processos é essencial para que as empresas atinjam níveis elevados de eficiência e produtividade. Por isso, muitos gestores buscam o sistema de gestão integrada para promover essa digitalização.
O conceito de um sistema de gestão integrada é a centralização dos processos da empresa em uma única plataforma. Inicialmente, isso é feito com módulos ou painéis para os setores, como financeiro, estoque, compras e planejamento.
No entanto, também é possível que o software admita a integração com soluções externas para expandir suas funções, incorporando ferramentas mais específicas.
Para você conhecer as vantagens de adotar essa inovação, listamos seus 7 principais benefícios. Continue a leitura e conheça uma excelente medida para fortalecer a competitividade da sua empresa!
1. Reduzir custos e carga de trabalho
Os softwares de gestão substituem a necessidade de pessoas em tarefas repetitivas, possibilitando que os colaboradores sejam alocados para questões estratégicas. Com efeito, o tempo e os recursos gastos com a burocracia interna são reduzidos, sendo o primeiro grande retorno do investimento em automação.
Outra vantagem é a comunicação rápida e econômica entre os setores. Como cada área da empresa informa suas atividades e rotinas no mesmo software, as informações já estarão disponíveis na plataforma sempre que necessárias para realizar atividades ou tomar decisões.
Um bom exemplo é a integração do financeiro aos demais setores da organização. O departamento responsável pelo dinheiro da empresa compartilha dados sobre a folha de pagamentos, controle de contas a pagar, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e diversas outras rotinas com o RH.
Os ganhos de tempo e economia de recursos podem ser ainda maiores se a companhia adota a cloud computingfv. Nesse caso, a tecnologia será acessada pela internet como um serviço digital, e o fornecedor se encarrega de aspectos-chave, como processamento de dados, armazenamento e atualização do sistema. Logo, você paga pelo uso, sem gastar com uma infraestrutura robusta de TI.
2. Melhorar o controle de processos
O sistema de gestão integrada traz avanços em relação ao controle de processos, porque o gestor consegue enxergar o que acontece na organização. Há ganhos de visibilidade tanto de cima para baixo como de baixo para cima.
No primeiro caso, o administrador compreende o que está acontecendo nos departamentos da organização, como o andamento dos fluxos de trabalho do financeiro, RH e contabilidade. Logo, coleta as informações de forma direta, em vez de confiar apenas nos relatórios dos setores.
Por outro lado, os departamentos conseguem visualizar o que está acontecendo na organização, alinhando suas atividades aos objetivos da empresa. Além disso, compartilham informações entre si, o que também promove o alinhamento de setores.
3. Diminuir os retrabalhos
Com a automação ampla e integrada dos processos, há o combate de diversos focos de erros e retrabalho nas empresas. Portanto, aumenta a produtividade e economiza os recursos que estavam mal-empregados em função dos problemas de eficiência.
A primeira zona de atuação é a padronização de processos. O software determina, com regras claras, o jeito certo e errado de fazer as coisas, o que evita erros e reexecução das rotinas administrativas.
A seguir, a própria automação minimiza os problemas. Uma tecnologia como o Robotic Process Automation (RPA), por exemplo, aplica a mesma qualidade nas rotinas, independentemente de serem poucas ou muitas tarefas a serem executadas, enquanto o trabalho manual e analógico pode gerar a sobrecarga no trabalho.
Esse excesso leva a erros dos colaboradores, que não conseguem escalar seu número de tarefas com a mesma eficiência de um software. Por isso, é sempre importante reduzir o volume de trabalhos burocráticos para que as pessoas se dediquem aos objetivos e resultados-chave de seus cargos.
4. Garantir a confiabilidade das informações
Outra característica é a construção de um banco de dados sobre a empresa. O sistema de gestão integrada é um grande repositório de conhecimento, que alimenta diversos processos de tomada de decisão com informações adequadas e relatórios automáticos.
Nele, também há a integridade de dados. É possível, por exemplo, armazenar os arquivos com soluções de computação em nuvem, garantindo a aplicação dos mais elevados padrões de segurança da informação. Logo, os riscos de violações são minimizados, bem como ataques internos e externos.
Além disso, o gestor tem a visão sistêmica. Na prática, os dados são coletados e é possível entender as relações de causa e efeito entre as atividades. A partir de então, os gargalos, os gaps de qualidade e outros pontos de melhoria ficam evidentes.
Se houve, por exemplo, uma queda da lucratividade. O gestor pode buscar dados sobre os indicadores de venda, verificar as comissões pagas aos vendedores e avaliar o inadimplemento dos clientes no controle de contas. Enfim, o software funciona como uma central de conhecimento sobre a organização.
5. Utilizar de dashboards
Os dados sobre a empresa estarão organizados de modo a facilitar o entendimento e agilizar a tomada de decisão. É um dos pontos em que o sistema de gestão integrada mais se distancia das planilhas e controles manuais, nos quais a informação não está tão disponível.
Resumidamente, o modelo mais comum são os dashboards: painéis digitais em que você acessa as informações de cada setor. Neles, há uma hierarquia clara, em que os indicadores mais importantes estão mais à vista do gestor. O profissional não precisa conhecer nada além das habilidades básicas de usuário para incorporar o sistema ao seu dia a dia.
6. Agilizar processos
Como consequência das mudanças, a empresa se torna mais ágil em diferentes níveis. Na prática, há diversos ganhos de velocidade, que acontecem sem abdicar da qualidade ao realizar tarefas:
- comunicação rápida entre setores;
- disponibilidade imediata das informações;
- possibilidade de automação de tarefas repetitivas;
- controle em tempo real do que acontece na empresa;
- emissão de relatórios automáticos, execução de rotinas financeiras e outras atividades complexas.
Com isso, a organização estará mais adequada para sobreviver no mundo de hoje. Afinal, as empresas são cobradas por respostas ágeis às mudanças e entregas imediatas para as partes interessadas no negócio, como clientes, fornecedores e funcionários.
7. Valorizar os colaboradores
A tecnologia valoriza o trabalho dos colaboradores. Os profissionais conseguem ser mais produtivos e enxergam os resultados do esforço que colocam à disposição da empresa, visto que deixam de atuar em tarefas repetitivas e burocráticas.
Também é uma forma de promover o bem-estar das pessoas, minimizando os efeitos da sobrecarga no trabalho. Quando as demandas da empresa se tornam excessivas, os dois lados saem prejudicados: a organização aumenta seus custos com horas extras, retrabalhos e turnover, e os profissionais se desgastam física e mentalmente.
Os diversos benefícios apontados dependem de tecnologia e parceria na aquisição do sistema de gestão integrada. Por isso, aqui na Biti9, ajudamos as empresas com um software completo com foco na automação de processos.
Nossa solução, o robô Robbi9, tem como premissa se adaptar a qualquer atividade de negócios. Além disso, com o uso da RPA, você consegue automatizar a maior parte dos processos empresariais, em todos os setores e níveis da sua organização.
Sendo assim, o sistema de gestão integrada será responsável por uma transformação profunda das atividades. Logo, os benefícios indicados estarão à disposição da organização formando uma série de vantagens competitivas.
