Aplicar a tecnologia na gestão de negócios é algo cada vez mais fundamental. Há ferramentas simples e gratuitas, que podem ser usadas pela equipe no dia a dia, além das mais complexas, que exigem investimento e cooperação de vários profissionais. Porém, para tirar o maior proveito desses recursos, você deve aprender como integrar sistemas de forma eficiente.
A integração de sistemas, como o nome já indica, é a união de diversos sistemas para que eles comecem a trabalhar com o máximo possível de sintonia. No lugar de cada um gerar seu próprio banco de dados, por exemplo, todos recorrem a uma mesma central de informação. Isso ajuda a reduzir custos, melhorar o desempenho e elevar a qualidade do seu produto para o cliente final.
Está pensando em começar, mas ainda não sabe direito como integrar sistemas corretamente? Então veja aqui algumas dicas para fazer isso de forma eficiente:
Equilibre processos e sistemas em seu planejamento
Na hora de definir seus objetivos para a integração de sistemas, é bem comum que alguns gestores percam de vista os processos atuais de sua empresa e comecem a mudar completamente a forma como todos trabalham. Refinar e alterar processos faz parte da evolução da empresa, mas é sempre importante pensar em como isso afeta sua produtividade.
Priorizar a manutenção dos processos significa perder oportunidades de inovação em seus sistemas. Enquanto isso, priorizar seus sistemas significa que sua equipe terá que se adaptar muito rapidamente a uma nova forma de trabalhar. Equilibrar estas duas demandas é vital para manter o desempenho durante sua integração.
Foque em soluções definitivas, não paliativas
Mesmo sabendo como integrar sistemas, ainda é tentador para muitos gestores buscar soluções temporárias, rápidas e baratas. Porém, como você já deve ter notado, elas não costumam ser tão rentáveis e, na verdade, depender delas pode sair ainda mais caro.
Investir um pouco mais em soluções permanentes de integração é sempre o mais recomendado. Todos os projetos devem ser planejados e definidos de acordo com o escopo do negócio, pensando em como serão usados agora e no futuro.
Tenha uma visão holística
A integração de sistemas não pode ser pensada de forma unidimensional. Qualquer investimento deve beneficiar todos os colaboradores envolvidos, seja de forma direta ou indireta.
Ao definir sua próxima ação, por exemplo, você deve levar em conta o seu estágio atual e como sua empresa está adaptada. Se suas integrações ainda forem muito simples, é hora de buscar uma ferramenta de intermediação. Se já houver bastante proximidade entre os sistemas, seu foco deve ser a capacitação da equipe e transparência destes processos.
Busque ferramentas de gestão e automação
Para melhor administrar esses sistemas, o melhor é ter algum software de gestão que permita automatizar certos processos. Especialmente os mais repetitivos e escaláveis. Um exemplo aqui é o Robotic Process Automation, também conhecido como RPA. Com ele, é possível reduzir os custos de diversos processos e gerar registros imediatos para todas as atividades realizadas.
Agora que você já entende um pouco mais sobre como integrar sistemas de forma eficaz, é hora de se planejar para esta inovação. Acha que vai precisar de mais ajuda nesse ponto?
