O Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia inovadora que automatiza os processos de negócios. Agora, você vai descobrir porque sua empresa precisa começar a investir nessa solução.
O RPA pode revolucionar o dia a dia do seu negócio, otimizar a mão de obra, facilitar processos da empresa, ajudar na coleta de dados e promover a redução de custos. Continue lendo e veja como!
O que é e como funciona o RPA?
O Robotic Process Automation refere-se a aplicativos de software (também chamados de softwares robôs) que replicam ações ou tarefas como um ser humano, o que torna a tecnologia ideal para automatizar tarefas manuais repetitivas.
Essa solução reúne muitas das palavras-chave tecnológicas que você ouviu na última década — automação, inteligência artificial (IA), machine learning, Big Data —, mas com uma importante diferença: ela realiza tarefas que antes eram consideradas difíceis de robotizar. Isso inclui gerenciamento financeiro, recursos humanos, cadeia de suprimentos e gerenciamento de TI.
As decisões de RPA podem variar de básicas a complexas, com a última abrangendo potencialmente muitos robôs interoperáveis e tecnologias adicionais de IA:
- automação básica: lida com tarefas repetitivas e baseadas em regras que envolvem dados estruturados;
- automação avançada: utiliza tecnologias de IA, como machine learning e processamento de linguagem natural, para estender processos mais complexos que antes estavam fora do alcance da automação;
- automação inteligente: se baseia nessas fundações para impulsionar a tomada de decisão autônoma, as melhorias contínuas nos processos e a orquestração instruída, de modo a reinventar os projetos de processos e criar formas de trabalho.
No mercado, vemos diversas aplicações da automação de processos pelo RPA. Em reportagem recente da Revista Exame, por exemplo, descobrimos que a Coca-Cola usa extensivamente a tecnologia no RH, em atividades como folha de pagamentos, resposta a dúvidas dos funcionários e execução de processos estratégicos.
Outro exemplo citado é o da Edenred Brasil, que aposta na ferramenta para lidar com os processos administrativos. Com isso, melhora sua governança e reduz o volume de tarefas repetitivas, que era visto como elevado antes da implantação.
A matéria também cita o relatório recente do Gartner, que coloca, até 2022, o RPA como o segmento de software corporativo de maior crescimento. Nesse período, a estimativa é de uma movimentação de US$ 2,4 bilhões.
Como o RPA pode transformar a rotina do seu negócio?
Investir em tecnologia é a maneira mais rápida de se diferenciar no mercado e crescer de forma relevante. Mas, antes de considerar o RPA, você precisa responder a uma questão: existe alguma parte do seu negócio que pode ser automatizada?
Se a resposta for afirmativa, provavelmente há uma solução que pode ajudar sua empresa a ter um desempenho melhor.
O Robotic Process Automation permite que sua companhia aumente a performance, reduza os erros e otimize o fluxo de trabalho, ajudando as equipes de negócios a alcançarem resultados que vão além da capacidade humana.
Isso, por sua vez, leva a maior produtividade, o que diminui a sobrecarga e aumenta a lucratividade. Assim, você consegue integrar a área de TI à de negócios e agregar valor tanto ao seu setor quanto à empresa.
A seguir, confira em detalhes como o RPA pode revolucionar o dia a dia do seu negócio.
Mão de obra
A implementação do RPA pode reduzir o custo da mão de obra em 35% a 65% e iniciar o retorno do investimento em apenas seis meses.
Os ganhos de produtividade devidos ao Robotic Process Automation são reais e mensuráveis. Há boas razões para o software robô ser muitas vezes apresentado como uma alternativa à terceirização de tarefas de entrada de dados. Estimativas de especialistas colocam a economia de custos do RPA sobre a terceirização em mais de 70%.
Embora as economias sejam substanciais, é importante observar que o objetivo dessa solução não é automatizar empregos, e sim tarefas: os funcionários deixam de fazer trabalhos burocráticos para se concentrar em atividades de maior valor agregado.
Processos operacionais
As empresas que conseguem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes são as que desfrutam de sucesso a longo prazo.
Como o RPA reproduz as ações humanas, ele não envolve alterações de codificação em seus aplicativos, tornando-se flexível e adaptável a praticamente qualquer negócio.
O seu Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) e aplicativos específicos do setor são candidatos ideais para a automação de processos robóticos. Um software robô pode funcionar em vários aplicativos simultaneamente, combinando seus processos de negócios e fluxos de trabalho exclusivos.
Ao reduzir os processos operacionais, você consegue focar sua força de trabalho em iniciativas estratégicas e tem mais recursos financeiros para investir na empresa.
Coleta de dados
Devido à transcrição, transposição ou descuido, a média de erros de entrada de dados nos negócios varia entre 2% e 5%. Erros custam dinheiro, tanto para encontrá-los quanto para consertá-los.
No caso dos softwares, os robôs são precisos e não são suscetíveis à miríade de fatores que resultam em erro humano.
Como o processo de automatização é gradativo e validado em etapas, seus procedimentos e fluxos de trabalho devem ser otimizados, livres de erros antes da implementação — ou o software RPA replicará esses erros.
Tomada de decisões
Todo gestor espera ter as informações estratégicas necessárias para tomar as melhores decisões possíveis. Geralmente, esses dados vêm por relatórios e exigem muita extração e consolidação de informações — é preciso, por exemplo, copiar, digitar, fazer planilhas e validar.
Quando todo esse processo é feito por um software robô, ganha-se mais agilidade e a certeza de que a informação será obtida e depositada nos locais certos. É o que chamamos de trabalho com precisão e consistência.
Com isso, a alta gestão consegue acesso antecipado a relatórios com informações precisas e consistentes, o que pode ser decisivo para tomar decisões corretas e configurar uma vantagem em relação à concorrência.
Redução de custos
Uma vez implementado, há ainda um acompanhamento do RPA. Geralmente, você paga pelo servidor, o software robô e a manutenção. Além disso, em vez de custear toda a estrutura, o robô pode ser contratado por horas de execução.
Dessa maneira, o serviço acaba funcionando quase como um Software as a Service (SaaS): o robô fica na nuvem e você paga apenas pelo que for usado de fato. Prático e econômico!
Por que agregar o RPA em sua empresa?
Devido aos benefícios da tecnologia, você encontra excelentes motivos para implementar o RPA na sua empresa. Inclusive, saber esquematizar essas razões faz toda a diferença na hora de vender a ideia internamente e conquistar o patrocínio dos administradores.
1. Escalar o seu negócio
O primeiro destaque é a escalabilidade do sistema. O RPA pode ser aplicado a grande volumes de dados, movimentações e rotinas, sem representar um crescimento proporcional dos custos envolvidos, como aconteceria com a contratação de colaboradores.
Além disso, os robôs conservam a qualidade das análises e ações quando aplicados a um grande número de operações. Isto é, não existe desgaste, tampouco a sobrecarga de trabalho se a solução é aplicada a inúmeras rotinas.
Por esse motivo, a tecnologia pode acompanhar todo o ciclo de vida das empresas. Ela permanece válida seja em um pequeno escritório ou um conglomerado com várias filiais e setores para serem geridos simultaneamente.
2. Funcionar de maneira contínua (24/7)
Outro motivo para adotar a tecnologia é explorar o máximo de horas possíveis de maneira escalável. Com o trabalho 24 horas e 7 dias por semana, é possível aumentar a capacidade produtiva, tornando-se mais fácil cumprir prazos e entregar todas as tarefas.
A disponibilidade do serviço é importante também para atividades que fogem ao horário comercial. É o caso, por exemplo, de acelerar o reconhecimento do pagamento, processar pedidos em e-commerce e outras soluções para o cliente que não dependem da intervenção humana.
Um cuidado interessante no momento da contratação do RPA é buscar um suporte que esteja disponível 24/7. Dessa forma, as interrupções do serviço serão minimizadas, porque eventuais problemas serão rapidamente solucionados.
3. Reduzir tarefas repetidas
O RPA combate as tarefas repetitivas. Um dado interessante, nesse sentido, é oferecido pela McKinsey, que analisou a possibilidade de automação das funções subordinadas ao financeiro, RH e TI na totalidade.
Segundo o relatório, 84% das tarefas que o financeiro realiza atualmente são passíveis de automação por Robotic Process Automation, inteligência artificial ou machine learning. Já nos Recursos Humanos e no TI, o número é de 77%. Com isso, estamos mais próximos da tendência da hiperautomação.
O principal desafio é que muitas empresas têm dificuldades com os requisitos tecnológicos e financeiros para realizar a automação. Nas rotinas de RH, por exemplo, 55% das funções automatizáveis são consideradas de difícil automação. Por isso, é importante buscar parceiros que possam tornar essas soluções acessíveis, especialmente com o RPA como serviço.
4. Reduzir erros e retrabalhos
A automação de processos com RPA acelera o amadurecimento dos métodos das empresas. As tarefas passam a ter padrões claros e bem-definidos, sendo executadas de maneira uniforme, independentemente da escala na qual são realizadas.
Com isso, se as ordens estiverem corretas, os robôs concluem as atividades nos padrões esperados, sem erros ou retrabalhos. Essa eficiência pode ser gerada até em tarefas complexas, como introduzir dados em sistemas e fazer a leitura de informações em uma nota fiscal em PDF.
5. Otimizar a produtividade da empresa
A produtividade da empresa cresce com as mudanças. Não só a tecnologia agiliza a conclusão das tarefas, como libera os colaboradores para focarem nas atividades que são realmente indispensáveis. Sem contar que a redução do trabalho repetitivo deixa as pessoas mais motivadas e satisfeitas com as funções desempenhadas.
Também é uma forma de direcionar as equipes para atividades ligadas à inovação, empreendedorismo e estratégia. Muitas vezes, os projetos desse tipo são bloqueados pela falta de tempo dos colaboradores.
Um bom exemplo é o setor financeiro. Se a equipe deixa de acumular tarefas burocráticas, o tempo disponível é redirecionado para as soluções estratégicas, como identificar novas fontes de receita, reduzir custos nas operações e aumentar a lucratividade.
6. Atender às demandas da empresa
Outro motivo para adotar o RPA é a adaptabilidade da tecnologia a diferentes contextos e tipos de processos. Todas as áreas que demandam gestão podem colher algum benefício de implementar a automação profunda das atividades.
Os exemplos de departamentos que se beneficiam são os mais diversos:
- TI;
- jurídico;
- financeiro;
- contabilidade;
- recursos humanos;
- controle de estoque;
- gestão de canais de atendimento.
Em diversos casos, essa transformação digital é motivada por um problema específico, como grande volume de notas fiscais para emitir, excessos de horas extras no financeiro, erros e atrasos nas tarefas. Logo, a capacidade de adaptação às necessidades de cada contratante também é um bom motivo para considerar o RPA.
7. Gerar resultados rapidamente
O Robotic Process Automation afeta atividades cotidianas da empresa, como rotinas financeiras e tarefas administrativas. Logo, a transformação é imediata, e os resultados surgem tão logo as atividades passam a ser realizadas pelos robôs.
Essa transformação também é sentida pelos profissionais, em relação à motivação e bem-estar. Afinal, um dos impactos é a redução da sobrecarga no trabalho e das horas extras, que deixam de ser necessárias para manter os departamentos em dia com suas tarefas.
Quais são os resultados obtidos com o uso do Robotic Process Automation?
Em pesquisa com líderes ao redor do mundo, a Protiviti/ESI ThoughtLab constatou a velocidade e os resultados mais comuns com a implementação. Para os executivos entrevistados, os 5 benefícios mais comuns são os seguintes:
- maior velocidade;
- melhor qualidade;
- aumento de produtividade;
- ampliação na satisfação do cliente;
- fortalecimento da competitividade de mercado.
O relatório também levantou o retorno em produtividades de diferentes áreas empresariais. Em 2 anos de implantação, os entrevistados constataram, em média, aumentos expressivos nessa área:
- assistência médica: 74%;
- serviços financeiros: 88%;
- manufatura e distribuição: 86%;
- concessionárias de energia: 85%;
- consumo de produtos no varejo: 78%;
- tecnologia, mídia e telecomunicações: 89%.
Outra questão levantada foi o crescimento da receita após a transformação digital por meio do RPA. Os resultados são próximos ao aumento da produtividade e, igualmente, relevam um significativo progresso percentual em 2 anos:
- assistência médica: 71%;
- serviços financeiros: 82%;
- manufatura e distribuição: 75%;
- concessionárias de energia: 68%;
- consumo de produtos no varejo: 79%;
- tecnologia, mídia e telecomunicações: 90%.
A conclusão do relatório é que o Robotic Process Automation produz retornos que vão além de poupar custos com o corte de carga de trabalho, tempo e erros.
Os dados são importantes principalmente para convencer a alta administração da empresa sobre a relevância de investir no RPA. Com eles, percebemos que os benefícios não são apenas nas metas de um ou de outro departamento específico, abrangem questões ligadas à sobrevivência e crescimento do negócio.
O que fazer para implantar o RPA na sua empresa?
Adotar o RPA não é tão complicado quanto parece. Pense nele como uma proposta de baixo risco e alta recompensa, que pode levar a empresa a novos patamares rapidamente.
Após vender o conceito aos seus colegas, a tecnologia pode ser incorporada de maneira relativamente rápida, graças ao poder das ferramentas de software dedicadas a simplificar as funções específicas da empresa.
O que você está esperando para implantar o Robotic Process Automation na sua empresa? A concorrência já está investindo e aumentando a produtividade — e os seus clientes querem atendimentos melhores e mais rápidos.
