A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, ou NFS-e, é um tipo de nota fiscal bastante útil para os negócios que têm o serviço como uma das funções. Assim, esse tipo de nota garante várias vantagens. Saiba mais sobre a NFS-e!
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu para modernizar os processos tributários e também para reduzir as burocracias. Há vários diversos tipos de notas fiscais eletrônicas, mas, se você é prestador de serviços, é importante que saiba como emitir NF-e de serviço (NFS-e).
O objetivo dessa NFe de serviço é facilitar a sua vida, afinal, ela permite que tudo seja feito pela Internet. Isso significa que toda aquela grande quantidade de papel vai ficar de lado.
A principal vantagem é que você para de depender de sistemas instáveis e de problemas nas prefeituras, uma vez que o mercado já oferece opções eficazes para tornar a emissão de NFS-e mais fácil e simples. Quer entender o que é essa nota e saber mais sobre o assunto? Então, continue acompanhando o texto e confira! Boa leitura!
O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e para que serve?
A NFS-e, é usada para comprovar a prestação de serviços, e ela precisa ser lançada juntamente à prefeitura onde está inscrito o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Isso acontece, pois esse documento está diretamente ligado ao ISS (Imposto Sobre Serviços) — um dos principais tributos que os municípios arrecadam.
Não se esqueça de que só pode aparecer um tipo de serviço na nota fiscal, sendo que o documento só pode ser lançado quando a atividade for finalizada. Diante disso, podemos afirmar que as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas funcionam como se fossem notas de serviço.
Sendo assim, a NFS-e trata-se de um documento emitido e armazenado de forma eletrônica pela prefeitura da cidade onde a seu negócio está situado. Ela tem como propósito registrar as operações relacionadas à prestação de serviços. Não se pode confundir esse documento com a Nota Carioca ou com a Nota Fiscal Paulista, por exemplo, que é de total responsabilidade do Governo Estadual. Esse tipo de nota faz o registro de operações referentes à circulação de mercadorias.
O sistema da NFS-e vai ser acessado por meio de certificado digital da pessoa física (e-CPF) ou ainda de algum dos estabelecimentos da pessoa jurídica (e-CNPJ), mesmo que esteja localizado fora da cidade em que está situado. Lembrando que qualquer prestador de serviço, tais como hotéis, academias, escolas, gráficas, faculdades, cursinhos e creches, entre outros, emitem a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, também conhecida como nota fiscal municipal (ISS).
Esse tipo é voltado para produtos digitais, como e-books, cursos online, congressos on-line, infoprodutos em geral e webnário. Ou também para serviços de assinatura (filmes, emprego, microbooks, milhas etc.).
Um grande diferencial é que não é preciso ter a Inscrição Estadual, somente a Municipal, que vai gerar o Danfse (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica). Os detalhes mais específicos, como credenciamento e demais informações, vão depender exclusivamente de cada prefeitura. O mais indicado é fornecer a maior quantidade de informações, mas alguns órgãos permitem a emissão sem endereço e CPF, tornando o checkout muito mais fácil.
Como funciona a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
O prestador de serviços vai gerar um arquivo digital em formato XML contendo todos os detalhes dos serviços que foram prestados. Tal arquivo eletrônico é o RPS (Recibo Provisório de Serviços), que contém as informações fiscais que a administração tributária municipal exige.
O arquivo inclui uma assinatura digital que assegura a integridade das informações e autenticidade do emissor. Então, o arquivo RPS é enviado por meio de webservices para a prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. A administração tributária municipal vai processar as informações e executar os procedimentos de validação.
Caso tudo esteja correto, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é autorizada, gerada e devolvida ao emissor. Lembrando que a NFS-e fica armazenada na administração, possibilitando que o destinatário tenha acesso a ela, podendo consultá-la on-line.
Com a NFS-e validada pela prefeitura, o prestador de serviços faz o envio do documento ao destinatário. As soluções avançadas de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica incluem o envio do documento original, no formato que o destinatário determinar, juntamente do espelho.
Quem deve emitir NFS-e?
É importante deixar claro que toda empresa que comercializa serviço ou produto é obrigada a emitir nota fiscal. Isso só não ocorre quando existe isenção por lei, o que quase não acontece. No caso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, ela deve ser usada quando existe alguma prestação de serviço, independentemente do regime tributário, tamanho e tipo do negócio.
Dessa forma, empresas do Simples Nacional, Lucro Real, Empresa de Pequeno Porte (EPP), MEI (em alguns casos), Lucro Presumido e até mesmo pessoa física precisam emitir o documento fiscal.
Os empreendedores que vendem pela Internet, normalmente, usam a NFS-e. Veja alguns exemplos:
- empresas SaaS;
- marketplaces;
- ERP/Sistemas de gestão em geral;
- venda de videoaulas;
- venda de cursos online;
- venda de congressos online;
- venda de webinars;
- eventos em geral.
Além desses, pessoas que prestam serviço no ambiente off-line também precisam emitir a NFS-e, tais como:
- faculdades;
- clínicas veterinárias;
- academias;
- oficinas;
- clínicas médicas;
- cursinhos.
Lembrando que se a empresa não emitir as notas fiscais do serviço prestado, ela vai correr o risco de ser penalizada com multas e juros. Além disso, é preciso reforçar que sonegação de impostos é crime, portanto, em casos extremos, o responsável pode até ser preso.
Existe alguma diferença em relação à cidade onde é emitida?
O projeto Nota Fiscal de Serviço Eletrônica trata-se de uma iniciativa integrada entre Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais) e a Receita Federal. Lembrando que ainda não é universal a obrigatoriedade do documento nesse formato, logo, vai depender de cada município e também do tamanho do negócio.
É importante deixar claro que existem prefeituras que ainda não fazem uso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e que, entre as que utilizam, cada uma apresenta suas particularidades em relação à emissão da nota.
No entanto, é bom lembrar que os sistemas públicos não são a única alternativa para as pessoas que precisam emitir a NFS-e. Há sistemas e softwares capazes de oferecer essa mesma facilidade. Alguns ainda permitem controle de notas fiscais de entrada, a integração com outros módulos, entre outras vantagens.
Quais termos você deve conhecer para emitir NFe de serviço?
A emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ainda é algo bastante complexo e que envolve muitos fatores. Então, conheça alguns termos para que você não tenha problemas na legalização do seu negócio!
Certificado Digital
O certificado é que vai representar a identidade de uma pessoa jurídica ou física no momento de emitir uma nota ou ao assinar um contrato digital. O certificado digital tem validade fiscal e jurídica.
Este dispositivo garante integridade e total segurança às informações no momento da emissão da NFS-e. É importante destacar que nem todas as prefeituras exigem o certificado digital, porém, a maioria delas acaba exigindo. No caso da NFS-e, a prefeitura vai analisar se os dados são verdadeiros e se estão corretos.
Há dois modelos de certificado: o A1 e o A3. O primeiro é um arquivo digital, instalado diretamente no emissor de NFS-e ou na máquina, tendo validade de 1 ano. O segundo é um token ou dispositivo físico, bem parecido com um pen drive, e sua validade é de 1 a 3 anos, mas deve estar sempre acoplado ao computador para ser usado.
O mais indicado é usar o certificado digital A1, pois ele garante praticidade, segurança e permite que o processo de emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica seja automatizado, o que não acontece com certificado digital A3.
RPS
Agora falando de RPS (Recibo Provisório de Serviços) trata-se de um documento usado quando acontece algum problema para gerar a nota, como falta de Internet ou de luz. Hotéis, estacionamentos, escolas e academias utilizam bastante esse documento, já que, normalmente, o cliente não pode aguardar pelo documento. Assim, o RPS é uma alternativa à geração de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, pois é entregue ao cliente de maneira extremamente ágil.
No entanto, é importante destacar que ele não substitui a Nota Fiscal de Serviço, certo? Estamos falando apenas de uma solução que pode ser utilizada em casos de emergência. Logo, o RPS precisa ser convertido em nota fiscal dentro do prazo determinado por prefeitura. É preciso deixar claro, ainda, que não são todas as prefeituras que permitem que o RPS seja utilizado e algumas pedem que a geração da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica seja imediata.
Sem contar que não há um modelo padrão no Brasil. Então, vai depender de cada órgão municipal. Por fim, vale destacar que o RPS é numerado, devendo ser impresso em duas vias: uma para o cliente e outra para sua empresa.
Data de emissão e data de competência
É bastante comum que empreendedores e gestores em geral tenham dúvidas a respeito da data de emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e também da data de competência.
A data de emissão refere-se ao exato momento em que a nota foi enviada para o sistema da prefeitura. É preciso reforçar que essa informação não pode ser modificada. Já a data de competência é referente ao dia em que o serviço foi prestado. Trata-se de uma particularidade que vai variar dependendo da prefeitura, mas a maioria trabalha com essa data. Quando a prefeitura não trabalha com data de competência, somente a data de emissão é levada em consideração.
Você pode enviar uma NFS-e à prefeitura nesse exato momento, mas com uma data de competência do mês passado, por exemplo. Existem alguns casos em que a prefeitura permite a diferença de somente 10 dias entre a data de competência e a de emissão — ou seja, apenas dentro do próprio mês.
Aqueles que oferecem o serviço de emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica aos clientes de forma automática devem se preocupar ainda mais com a data de competência, afinal, há uma quantidade significativa de notas e integra diversos tipos de sistemas.
XML
Arquivo XML trata-se da versão eletrônica da nota. Quando alguma compra é feita, o cliente, geralmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, podendo ser facilmente convertido em PDF. Lembrando que é obrigatório que as notas fiscais sejam armazenadas durante um período de 5 anos, uma vez que serve para troca ou garantia de serviços ou produtos e, claro, para quando há uma fiscalização da Receita Federal.
Não é necessário imprimir os arquivos XML, pois o processo foi criado para reduzir custos com papel. Lembrando que não existe um padrão nacional, logo, as prefeituras do país trabalham com diferentes modelos.
Como é feita a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
Para que você saiba como emitir a NFS-e, preparamos esse passo a passo com as regras gerais. Veja a seguir!
Primeiro passo: credenciamento
Pelo site da prefeitura do seu município, você consegue preencher um formulário de credenciamento que vai emitir um protocolo para que você compareça à prefeitura. Assim, você vai precisar apresentar os seguintes documentos:
- via original do CPF;
- protocolo de pedido de credenciamento para obter a senha de acesso;
- documento de identificação do representante legal e também dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
O formulário vai ser analisado com todos os documentos exigidos e, se estiver tudo certo, sua senha vai ser desbloqueada e um aviso vai ser enviado por e-mail. Assim, o acesso ao sistema de geração de notas vai ser liberado.
Segundo passo: acesso ao sistema
Em seguida, você vai acessar o site da prefeitura do seu município e ir à área responsável por emitir as notas fiscais. Então, vai preencher os campos com o número do CNPJ ou do CPF e senha. Também é possível conectar-se ao sistema a partir do certificado digital.
No primeiro contato com o sistema, não se esqueça de verificar se todas as suas informações estão corretas, como: CNPJ, razão social, inscrição municipal, regime de tributação da empresa e atividades. Caso haja algum erro, entre em contato com a prefeitura imediatamente. Informações como site, e-mail, resumo e logomarca são informações extras que você pode acrescentar.
Terceiro passo: emissão de NFS-e
A emissão da nota fiscal é dividida em quatro etapas, e cada etapa vai determinar a sequência do preenchimento. Entenda melhor a seguir!
Primeira etapa: tomador de serviços
Antes de tudo, o emissor da nota vai ter que escolher o método de emissão:
- intermediação: indicando o CNPJ da corporação que está fazendo a intermediação do serviço;
- substituição: apontando o CNPJ do tomador, além do número da nota fiscal que será substituída. O sistema exibe o nome para conferência de forma automática, e se nenhuma opção for selecionada, vai ser gerada uma nota fiscal comum.
Segunda etapa: atividades
A atividade desenvolvida pela corporação apresenta configurações que definem a sequência das telas de lançamento das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. Elas encontram-se no campo atividade, de acordo com o cadastro feito na prefeitura. Nesse caso, o usuário precisa selecionar a alternativa que estiver mais em conformidade com o serviço prestado.
Terceira etapa: dedução
Essa etapa só vai ser apresentada caso, na segunda etapa, você selecionar a opção para dedução da base de cálculo. O preenchimento é feito por meio do cadastro das notas recebidas com campos que vão identificar algumas características da nota. O valor total vai ser deduzido da nota que está sendo emitida.
Quarta etapa: detalhamento
Nessa última etapa, é preciso identificar os itens que compõem a nota do mesmo modo que é feito em uma nota tradicional. Os itens terão que ser inseridos um por vez com descrição, preço de cada serviço e horas de trabalho.
Essas etapas devem ser cumpridas para que a emissão da NFS-e seja validada no final. Dessa forma, quando a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é enviada, conforme a configuração indicada no perfil do tomador e do prestador, o sistema envia um e-mail de aviso contendo o endereço de acesso da nota fiscal. Há ainda a possibilidade de remeter a nota emitida por e-mail para o cliente. Logo, você só vai precisar cadastrar o endereço eletrônico do cliente na hora do registro.
Além disso, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica deve conter a identificação dos serviços seguindo a lista de serviços que se encontra no site do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Em uma nota, você pode descrever mais de um serviço, lembrando que devem ser relacionados a um único item da lista, tendo a mesma alíquota e tomador de serviço. É importante destacar que depois do envio da nota, ela permanece registrada no sistema para eventuais consultas, caso seja preciso fazer o cancelamento se você notar algum erro, por exemplo.
Bom, cada prefeitura tem um método, tendo, assim, as suas peculiaridades próprias. Ou seja, o ideal é que você invista em serviços de RPA que vão realizar esse trabalho de forma automática, além de se integrarem com qualquer sistema municipal. Dessa forma, você não vai ter que se preocupar com tanta burocracia, tendo mais tempo livre para cuidar de outras tarefas da empresa.
Quais as maiores diferenças entre Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e NF-e de produtos?
Há diversas diferenças entre a NFS-e e a NF-e. Veja alguns itens:
- geração das notas: a NF-e de produtos é gerada pelo sistema do contribuinte, com assinatura digital e é transmitida para a Sefaz (Secretaria da Fazenda Estadual). Ela mesma faz a conversão do RPS em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, disponibilizando o arquivo XML para o contribuinte. Vale lembrar que alguns processos não exigem o certificado digital, porém, a maioria exige o uso dele;
- layouts de integração: a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos tem uma abrangência de informações bem maior, afinal, ela atende diversos ramos de atividade. A tecnologia é a mesma, mas cada Secretaria implementou o sistema de uma forma distinta, o que pode causar variações. Já a NFS-e tem um layout simplificado, mas com estruturas e informações que se modificam de acordo com cada cidade;
- portal de digitação de nota fiscal eletrônica: a Secretaria da Fazenda Estadual não disponibiliza o recurso web para que os contribuintes realizem a emissão de NF-e. Já para as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas, as prefeituras disponibilizam um portal para a digitação dessa modalidade;
- tempo de processamento: na Nota Fiscal Eletrônica o tempo de processamento é rápido, enquanto a NFS-e pode ser emitida após 24 horas, lembrando que vai variar de município para município e de acordo com a instabilidade do sistema municipal;
- transmissão de notas e retorno: na Nota Fiscal Eletrônica, o sistema do contribuinte faz a transmissão de um lote de notas para a Secretaria da Fazenda Estadual, que recebe e, em seguida, faz o processamento. Seguindo essa lógica, na Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, as prefeituras fazem o mesmo que os estados. Contudo, há cidades em que o retorno do processamento é dado logo depois do envio do RPS;
- solicitações possíveis: quando se fala da NF-e, consegue-se encaminhar solicitações de autorização, cancelamento e inutilização da nota. Na NFS-e, a inutilização não é possível, mas você pode pedir o cancelamento na maior parte dos casos, e a substituição em casos raros.
Quais as vantagens da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A substituição das convencionais notas fiscais pela NFS-e eletrônica garante várias vantagens aos emitentes (prestadores de serviços). Confira algumas delas:
- redução dos custos de impressão e de armazenamento das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas;
- geração automática da guia de recolhimento a partir da Internet;
- simplificação de obrigações acessórias: dispensa de AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) para as notas fiscais;
- emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas por meio da Internet, com preenchimento dos dados do tomador de serviços de forma automática;
- otimização dos processos de guarda, organização e gerenciamento dos documentos fiscais;
- permite o envio da nota por e-mail;
- dispensa da apresentação da DIEF (Declaração de Informações Econômico-Fiscais).
Por fim, é preciso mencionar que o ideal é contar com uma solução especializada para ter mais tranquilidade e segurança. A emissão de NF-e de serviço se torna uma tarefa extremamente árdua, e o seu negócio ainda precisa manter infraestrutura e equipes exclusivas, tornando essa área onerosa e penosa para a empresa.
Automatizar, validar processos e fazer a emissão dessas notas por meio das novas tecnologias como o RPA, acaba tornando todo o processo muito mais seguro e ágil, evitando erros, gastos desnecessários, retrabalho, redução da infraestrutura e otimização das equipes de trabalho.
O RPA fiscal vai reduzir o tempo gasto em tarefas manuais e repetitivas de emissão da NF-e de serviço e calcular automaticamente os tributos e impostos das notas. Conte com os serviços de RPA da BITi9, pois eles vão ajudar você a otimizar processos e ganhar em produtividade com muito mais confiabilidade. A BITi9 é uma empresa constantemente atualizada, que traz para sua empresa as tecnologias mais modernas e confiáveis.
