A automação é uma característica cada vez mais presente em diversas áreas de trabalho, desde a indústria até a administração. O Robotic Process Automation, ou RPA, por exemplo, é um conceito que tem ganhado cada vez mais repercussão dentro do contexto da gestão de recursos humanos.
Um dos objetivos das tecnologias e dos avanços nessa área é facilitar a vida das pessoas. Por isso, a automação de processos por esse modelo vem sendo aplicada em massa por diversas companhias que buscam agilidade nas operações e mais segurança. É possível ser ainda mais específico e implantar o RPA na gestão de recursos humanos, otimizando as tarefas do setor, com redução de custos e de entraves cotidianos, aumentando o engajamento dos funcionários.
Que saber como? Então, acompanhe este artigo até o fim. As informações serão muito úteis para você!
O que é RPA?
Assim como foi mencionado na introdução, um dos objetivos da computação é facilitar a vida dos seres humanos, auxiliando nas atividades diárias. Por isso, o computador pessoal foi criado, inclusive, com diversas ferramentas que foram pensadas para serem um braço direito para as pessoas.
Nesse sentido, o RPA, abreviação de “Robotic Process Automation”, segue como uma solução moderna de destaque para alcançar esse objetivo. O termo é definido como robotização de atividades operacionais, ou seja, sistemas artificiais que executam tarefas burocráticas, repetitivas e volumosas no lugar dos humanos.
Assim, os funcionários podem se preocupar com questões mais importantes e estratégicas, relacionadas à cultura e com os valores de suas empresas. Com isso, é possível também eliminar gastos desnecessários com pessoal: contratação, treinamento, entre outros.
Como aplicar o RPA na gestão de recursos humanos?
Na gestão de RH, a automação é crucial para obter resultados melhores por parte dos funcionários do setor e dos empregados. Afinal, um dos grandes problemas das companhias é a burocracia que envolve novas contratações, treinamentos e toda a documentação no trâmite de que um novo membro comece mesmo a trabalhar.
Com sistemas de RPA, é possível otimizar esse processo, com robôs lidando com documentos, registros, dados e com funções diárias mais repetitivas, liberando os outros membros para tarefas mais importantes e menos cansativas, que demandam o aspecto humano. O que facilita também para os novos empregados: que lidam com informações mais claras e fases mais intuitivas antes de começar a integrar a equipe.
O setor de recursos humanos é um dos que mais envolvem trabalhos manuais, que são simples, mas desgastantes. Por isso, é um dos departamentos que têm sofrido grandes intervenções dos sistemas de RPA, com resultados concretos e reais para as companhias, conforme veremos no próximo tópico.
Quais são os problemas mais comuns na gestão de RH?
Administrar os recursos humanos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Por isso, os profissionais do setor adotam o RPA como solução para diminuir a carga de trabalho manual e conseguir melhores resultados. Conhecer essas dificuldades é o primeiro passo para poder desenvolver soluções mais eficazes e consistentes.
Veja a seguir algumas destas questões e métodos para contorná-las durante seu trabalho.
Falta de foco
É hora de organizar a documentação das equipes ou de triar mais currículos para a próxima contratação? Sua equipe precisa de um treinamento, mas ainda há muitas pequenas tarefas que precisam ser concluídas? À medida que você passa de uma para outra, perde um pouco mais do seu tempo e diminui sua produtividade. Manter o foco em uma atividade de cada vez, definindo suas prioridades, é fundamental.
Ao adotar o RPA na gestão de recursos humanos você pode, primeiramente, estabelecer suas prioridades com mais facilidade, o que ajudará a manter o foco em tarefas de maior relevância. Dessa forma, não terá que se preocupar tanto com desperdício de energia.
Não acompanhamento das métricas
Por muito tempo, o setor de RH não teve muito suporte para suas atividades, pois suas ações eram baseadas em escolhas relativamente subjetivas. Porém, graças à maior presença da tecnologia digital dentro das empresas, não é mais tão difícil conseguir relatórios detalhados de desempenho, nem informações sobre candidatos. Tudo de forma quantitativa de fácil análise.
Utilizar estatísticas para embasar suas decisões, em vez de confiar puramente em experiências passadas, é uma premissa básica do RH moderno. Em um ambiente cada vez mais volátil, é importante poder identificar padrões e prever acontecimentos com maior precisão possível. E como o RPA capta dados constantemente, não faltará material para análise.
Uso ineficiente do tempo
Em muitos casos, os profissionais de RH dedicam boa parte de seu tempo a tarefas repetitivas e burocráticas, como já mencionamos. Apesar de serem atividades fundamentais para manter o funcionamento da empresa, elas não têm tanto impacto no que diz respeito à rentabilidade do setor. Por isso mesmo estamos falando em usar o RPA para eliminar esse peso.
Usar o tempo de forma ineficiente não necessariamente significa que a empresa terá prejuízo, mas sim que o setor não terá resultados tão bons quanto seria possível. Investir em otimização é cada vez mais importante para todos os setores, especialmente quando a competição é acirrada e toda vantagens faz a diferença.
Quais as vantagens de adotar o RPA na gestão de Recursos Humanos?
Claro que não haveria tanto destaque para o RPA se ele não tivesse algum impacto positivo no desempenho da empresa. Para explicar melhor essa questão, separamos aqui algumas das principais vantagens oferecidas por ele. Acompanhe abaixo.
Melhoria no monitoramento de processos
Para os líderes de departamentos, o RPA gera ainda mais conhecimento e confere garantia de uma gestão mais organizada com análises detalhadas, relatórios e métricas. Assim, o monitoramento dos processos e atividades fica bem mais fácil, com mais segurança para os diretores e gestores.
Integração de áreas e processos
O fluxo de informações segue uma lógica bem mais organizada, com uma integração maior entre os sistemas internos. Com isso, os processos ganham mais agilidade e mais rapidez. Os processos decisórios também se tornam mais certeiras, amparada por dados de diversos setores unidos.
O setor de RH é um que depende muito dessa integração, pois frequentemente serve como intermediador de outras áreas da empresa. O RPA resolve esse problema e permite mais conhecimento para o setor em menos tempo, pois os robôs conseguem se comunicar perfeitamente com os outros softwares.
Isso também afeta diretamente o atendimento ao cliente e pode gerar melhores experiências para os consumidores.
Redução de erros
Um dos principais benefícios da utilização de robôs para a execução de tarefas manuais é a precisão. Afinal, como são programados para fazer atividades específicas, os sistemas são como especialistas no que fazem, reduzindo a incidência de erros nos serviços.
A maior parte das falhas se dá justamente por fatores humanos: distração, questões psicológicas e outros aspectos que não interferem no trabalho de um software de RPA. Menos erros incorrem em menos custos e em aumento da produtividade.
Com as mudanças na dinâmica do mercado, é importante buscar alternativas tecnológicas para conseguir resultados melhores para os negócios. Assim, é possível alcançar os benefícios supracitados e fazer com que sua companhia se diferencie e se destaque nesse meio.
