Ter rotinas financeiras executadas com agilidade e precisão é fundamental para o desempenho da empresa. Afinal, todos os recursos necessários para manter as atividades internas passam, direta ou indiretamente, pelo departamento financeiro, não é mesmo?
O desafio é que, em muitos casos, os processos podem ser onerosos, lentos e burocráticos, principalmente quando realizados em larga escala. Sem contar que os seres humanos estão sujeitos a cometer erros, e a organização arca com prejuízos de um setor ineficiente.
Para mudar essa realidade, contamos com a automação de processos por RPA (Robotic Process Automation). Você sabia que praticamente todas as atividades podem ser digitalizadas? Continue a leitura e veja sete rotinas financeiras que podem ser realizadas por software!
1. Controlar as contas a pagar e receber
Independentemente do tamanho da empresa, gerir os pagamentos e recebimentos é um desafio. Essas rotinas financeiras se desdobram em uma série de ações repetitivas, que consomem o tempo e a energia do departamento:
- controlar prazos;
- emitir notas fiscais;
- documentar as operações;
- enviar ordens de pagamento;
- conferir dados de fornecedores ou clientes;
- atualizar os livros contábeis, especialmente o caixa.
Quando realizada em larga escala, os erros humanos se acentuam. Ora, basta digitar um número da conta bancária errado para impedir um pagamento e gerar prejuízos para o negócio. Logo, o que se dirá das rotinas e atividades complexas?
Por isso, o controle de contas a pagar e a receber é uma das atividades mais importantes do RPA. O robô pode automatizar as tarefas, partindo de parâmetros pré-definidos, sem erros e de forma ágil, como:
- alertas de prazo;
- cálculos complexos;
- pagamentos programados;
- reconhecimento de pagamentos;
- atualização dos sistemas e livros.
2. Emitir as notas fiscais (NFs)
A emissão de notas fiscais automatizada é outra funcionalidade que agiliza o trabalho do departamento financeiro. Sem o robô, existe um problema de retrabalho e uma dificuldade de escalar as operações.
O retrabalho é caracterizado pela necessidade de replicar as informações do banco de dados da empresa, no sistema de emissão de notas fiscais dos órgãos públicos. Assim, no cenário de trabalho manual, um funcionário precisa conferir os cadastros internos e digitar as informações na plataforma de emissão da nota fiscal, autenticando o documento.
Com efeito, caso a empresa tenha muitas notas fiscais para emitir, cria-se uma grande carga de trabalho, repetindo-se o retrabalho várias e várias vezes. Esse problema de escala é eliminado se todo o processo estiver automatizado com um robô que realize a comunicação e interoperação entre o sistema público e privado, emitindo uma nota válida.
3. Analisar o fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa também é um desafio superável com o auxílio da tecnologia. Ademais, somos capazes de tomar melhores decisões se a entrada e saída de recursos estiver registrada sem erros e imprecisões.
O RPA também traduz os dados e cálculos para elementos visuais de fácil compreensão, como gráficos, quadros e tabelas. Para isso, a tecnologia coleta as informações, interpreta os dados e exibe os resultados para o gestor. Logo, realiza tarefas similares ao pensamento humano, mas de forma padronizada e escalável.
Para complementar, a gestão adquire mecanismos de prestação de contas, e os registros se tornam mais facilmente auditáveis. As operações são registradas para serem localizáveis e seguem padrões, trazendo todos os elementos necessários para conferência, como prazos, origem e destino da receita e contas movimentadas.
4. Prever a disponibilidade de receita
As rotinas financeiras no RPA também ganham em capacidade de projetar cenários a partir das informações disponíveis. Um bom exemplo é antecipar a receita prevista para o próximo mês, trimestre e ano.
Esse tipo de análise pode ser obtida em segundos pelo banco de dados, que contém os recebíveis futuros. Assim, um trabalho manual de diversas horas, pois seria preciso conferir cada uma das entradas previstas, torna-se um recurso em tempo real.
5. Acompanhar todas as movimentações e rotinas financeiras
O RPA dá visibilidade completa para as rotinas financeiras da empresa. Todas as movimentações podem ser acompanhadas, facilitando o trabalho de supervisão e criando um banco de dados confiável para embasar decisões.
Um segundo benefício é a uniformização dos dados internos. Uma vez que o sistema da empresa é alimentado, as mesmas informações serão utilizadas em todas as operações, sem que haja duplicidade ou divergência de cadastro.
Além disso, as movimentações financeiras corretamente registradas permitem que a empresa acompanhe a execução do orçamento. Logo, enxergamos se os níveis de receita e despesa se concretizam conforme o previsto, bem como se será preciso fazer ajustes.
A diferença do acompanhamento humano é a escalabilidade. Para que as conferências das movimentações aconteçam, precisaríamos de mais pessoas ou horas extras de trabalho, o que é dispensado com a tecnologia. Portanto, os robôs tornam possível crescer o volume de operações realizadas, sem aumentar proporcionalmente os custos.
6. Fazer a conciliação bancária
O controle das rotinas financeiras por RPA facilita o processo de conciliação bancária, em que extratos e registros internos devem estar compatibilizados. Isso acontece porque tudo que entra ou sai da conta bancária estará espelhado no sistema, que reconhece as entradas e emite as ordens de pagamento.
Ademais, a própria rotina de conciliação, fazendo a comparação dos dados internos com os extratos bancários, pode ser automatizada pela tecnologia. Novamente, reduz-se um tempo significativo, em particular se pensarmos em grandes volumes de movimentações bancárias.
7. Emitir relatórios e demonstrativos
Potencializar a inteligência da empresa é outra função da RPA nas rotinas financeiras. Os robôs são capazes de gerar relatórios importantes, como o demonstrativo de resultados e o demonstrativo de caixa. Logo, rapidamente, os gestores têm acesso à informação para decidir e prestar contas.
Encontrar os dados de forma ágil e confiável é essencial para cumprir as obrigações acessórias de tributos, como declarar renda, faturamento e impostos recolhidos na fonte. Sem contar que evita problemas com órgãos públicos, advertências e multas.
Além disso, o RPA cria uma base de dados consistente, que pode ser utilizada para análises de big data. Portanto, possibilita a identificação de padrões e tendências para tomar decisões e fazer o planejamento financeiro da empresa.
Perceba que, a partir das rotinas financeiras apontadas, podemos identificar, ao menos, seis benefícios da automação por RPA:
- aumentar a produtividade e agilidade do setor;
- ter controle e visibilidade das rotinas financeiras;
- reduzir custos relacionados à carga de trabalho;
- lidar com grandes volumes de dados e operações em larga escala;
- padronizar ações e uniformizar cadastros, reduzindo riscos e erros;
- eliminar as tarefas repetitivas e burocráticas das pessoas, liberando os profissionais para uma atuação mais ligada à estratégia e tomada de decisão.
Aqui na Biti9, oferecemos soluções de automação de processos por RPA. Com o Robbi9, é possível automatizar todas as rotinas financeiras, seja com soluções utilizadas no mercado ou com a criação de robôs pela própria empresa.
Além de ser aplicável em larga escala e a grandes volumes de operações, o Robbi9 é uma solução de computação em nuvem. Portanto, o acesso ocorre em uma plataforma online, sem a necessidade de investir em infraestrutura, atualizações, licenças de software, entre outros custos.
Sendo assim, conseguimos acelerar a transformação digital da sua empresa, oferecendo tecnologia de ponta para otimizar as rotinas financeiras. É uma forma rápida e segura de trazer agilidade, visibilidade e eficiência para os seus processos.
