Uma empresa é formada por uma série de processos e um sistema que os organiza. Para alcançar os objetivos traçados, portanto, é preciso conhecer a fundo esses processos e saber se eles estão funcionando da melhor forma possível.

Isso é feito pelo mapeamento de processos. É ele que vai mostrar onde existem gargalos e oportunidades de melhorias e de redução de custos. Além disso, permite a padronização para alcançar a excelência que a sua empresa almeja e a implementação de indicadores de desempenho.

Neste post, vamos mostrar como fazer o mapeamento de processos de forma eficiente e obter os benefícios dele. Acompanhe!

O que são processos?

Antes de mais nada, vamos entender exatamente o que chamamos de processo. Um processo ocorre quando há uma sequência de atividades que transformam as entradas em saídas. Usando o jargão da área, transformam inputs em outputs.

A saída pode ser um produto ou serviço, tanto para o público interno quanto externo. Pense na contratação de um funcionário, por exemplo.

O profissional de RH vai buscar saber quais são as atividades da vaga, quais são os conhecimentos que o profissional precisa ter, qual o perfil desejado, qual o cargo e faixa salarial.

Com isso, ele vai buscar no mercado candidatos que tenham o potencial de preencher esses requisitos. Para isso, pode fazer uma busca em sites de emprego ou contar com uma assessoria especializada. De posse dos currículos, vai fazer uma triagem e agendar uma entrevista com os selecionados.

Depois da entrevista, faz uma segunda triagem e seleciona alguns nomes para serem entrevistados pelo gestor. Na sequência, agenda a entrevista com o gestor, que escolhe o candidato que lhe parece mais adequado.

Em seguida, é preciso entrar em contato com o candidato, chamá-lo novamente, fazer a proposta e, caso ele aceite, combinar a entrega da documentação, os demais trâmites burocráticos e a data de início. Após a conferência da documentação e a contratação em si, esse processo termina com a entrega do que era esperado, ou seja, o novo funcionário.

Por que fazer o mapeamento de processos?

Como adiantamos no começo deste artigo, o mapeamento de processos é a melhor forma de identificar falhas, gargalos e oportunidades de melhorias na empresa.

Além disso, ele permite criar indicadores de desempenho sobre o que está sendo feito, além de estabelecer uma rotina de monitoramento, tanto para saber se tudo está andando conforme o esperado, quanto determinar metas de aperfeiçoamento.

Por fim, ainda indica quais processos podem ser automatizados, gerando economia de custos, redução de erros e aumento de produtividade.

No nosso exemplo acima, um dos indicadores pode ser o tempo total do processo, desde o momento em que o RH é avisado de que a área precisa preencher uma vaga até o momento em que o novo colaborador está sentado na cadeira dele.

Sabemos que a ausência de uma pessoa na equipe pode impactar negativamente a entrega da área, assim é importante que esse processo não se alongue demais. Por isso, é preciso entender quanto tempo cada fase leva para saber se há formas de reduzir esse período.

Assim, o mapeamento permite uma compreensão maior de como eles funcionam, abre espaço para melhorias, documentar, padronizar e transformar os processos.

Como fazer o mapeamento de processos de forma eficiente?

Mapear processos também é um processo em si, que envolve uma série de etapas. Vamos ver quais são.

Determine seus objetivos

Antes de começar, você precisa saber o que quer alcançar com o mapeamento, ou seja, quais são os seus objetivos e quais perguntas quer responder.

Cada processo tem a sua finalidade dentro do conjunto de atividades da organização, então o primeiro passo é justamente entender por que esse processo existe.

Além disso, descreve o que o processo tenta realizar, qual o seu nível de criticidade e quais os riscos envolvidos. Nessa última parte, é importante levantar se existem normas e regulamentações associadas ao processo.

Defina quais processos serão mapeados

Sabendo quais são os seus objetivos, identifique os processos que estão associados a eles e que serão alvo do mapeamento.

Muitas vezes, embora os processos sejam distintos, eles se relacionam. Assim, a saída de um processo pode ser a entrada de outro. Isso é muito comum, por exemplo, na relação entre compras, estoque e vendas.

Assim, é possível que você se depare com a necessidade de mapear um conjunto de processos, e não um único processo. Além disso, você vai ter que entender como um afeta o outro, para evitar fazer mudanças que causem problemas em cascata.

Identifique quem são os clientes do processo

O resultado, ou seja, o output de um processo, serve a alguém, que é o cliente daquele processo. Por isso, entender as necessidades do cliente e como ele enxerga o que está sendo entregue é uma necessidade para que você possa, mais tarde, confrontar isso com a realidade.

Saiba quais são as expectativas do cliente, como, quanto e quantas vezes ele é envolvido no processo e ouça suas sugestões de melhorias. Se ele não souber sugerir melhorias para o processo, em si, certamente saberá para o resultado.

Mapeie fornecedores, entradas, componentes e saídas do processo

Aqui está o “coração” do mapeamento de processos. Identifique todas as partes envolvidas, quem são os fornecedores (internos e externos), quais são as entradas, todas as etapas, quem executa cada uma delas e qual é a saída.

Com isso, determine e sequencie as etapas. Para isso, é possível fazer um fluxograma, representando cada elemento do processo com um símbolo diferente, de forma a facilitar a identificação visual.

Você pode usar símbolos diferentes para mostrar o começo e o fim do processo, as atividades que precisam ser feitas, setas que mostrem a direção do fluxo, sinais que mostrem que uma decisão deve ser tomada e outros que mostram entradas ou saídas.

Documente o processo

Todo esse trabalho só faz sentido se a informação for útil para a empresa. Por isso, é preciso documentar o mapeamento, de forma que ele esteja disponível a quem tiver que acessá-lo, mesmo que o responsável pelo mapeamento não esteja mais na organização.

O próprio fluxograma já é um documento, mas, se for necessário incluir mais detalhes, vale fazer um relatório em texto. Veja a seguir algumas informações que podem constar na documentação:

  • propósito do processo;
  • diagrama do processo;
  • métricas, dados e problemas;
  • redundâncias;
  • regras de negócio e análise de execução;
  • pontos de atenção encontrados no processo;
  • riscos e seus impactos no negócio;
  • oportunidades de melhorias.

Agora você já sabe como fazer mapeamento de processos e a importância dessa atividade. Lembre-se de que depois do mapeamento é preciso sempre acompanhar os processos, criando indicadores que ajudem a interpretar as informações, de forma a dar o melhor suporte para as decisões de negócios.

Ficou interessado? Aproveite para aprofundar seus conhecimentos e saiba também como aplicar Design Thinking em mapeamento de processo para RPA.