A metodologia SMART define quais são as características de objetivos e metas que fazem sentido para o contexto, e assim, orientam os trabalhos realizados e podem tornar os negócios escaláveis. Além disso, apresenta a vantagem de ser acessível e de fácil aplicação.
Pensando nisso, elaboramos esse guia sobre como utilizar os objetivos SMART na gestão de processos. Continue a leitura e conheça uma excelente ferramenta para produzir resultados positivos na sua empresa!
O que são objetivos SMART?
Os SMART goals, em português, objetivos inteligentes, correspondem a uma ferramenta de gestão que visa definir alguns objetivos para auxiliar no crescimento das organizações. Esse método foi criado pelo consultor e diretor de planejamento americano, George T. Doran, em 1981. Com ele, temos os parâmetros de como as metas devem ser. Veja:
- Specific (específicas);
- Measurable (mensuráveis);
- Achievable (atingíveis);
- Relevant (relevantes);
- Time-based (com tempo definido).
Perceba que o acrônimo SMART tem dois propósitos: além de indicar que os objetivos fixados são “inteligentes”, opondo-os aos “ineficazes”, há o propósito didático de facilitar a memorização, pois cada letra corresponde a um princípio.
De modo geral, cada um dos parâmetros auxilia no entendimento de quais metas realmente podem ser atingidas pela empresa, facilitando a definição dos objetivos das ações. Dessa forma, é possível alcançar resultados mais satisfatórios durante as atividades realizadas.
Entre os objetivos definidos por esta metodologia estão: reduzir custos, aumentar a produtividade, otimizar processos internos, tomar decisões estratégicas e direcionar claramente os esforços.
– Objetivos específicos
O primeiro passo para definir as metas de uma organização é definir quais são os objetivos específicos da mesma. A especificidade é garantida por um propósito determinado em relação à qualidade e quantidade de algo. Isto é, nesse momento, é necessário definir o alvo da ação e quanto é preciso atingir.
Por exemplo, defina uma porcentagem ou um número que você deseja alcançar em relação à sua meta. Veja:
- Reduzir custos em 10%;
- Aumentar as vendas em 1000 unidades;
- Alcançar o 1º lugar no segmento de mercado.
É importante ressaltar que existem diversos indicadores que podem ser utilizados para desenhar seus objetivos SMART na gestão de processos. Como exemplo, temos: ROI, tempo, custos, desperdícios, produtividade e cumprimento de prazos.
– Objetivos mensuráveis
A letra “M” dos objetivos SMART está relacionada com as metas mensuráveis. Isso significa que os objetivos devem ser passíveis de análise e medição para entendermos se foram alcançados ou não.
Para entender a diferença em relação ao critério anterior, imagine que uma empresa visa aumentar a motivação da equipe em 20%. Existe alguma métrica objetiva que conseguiria explicar a motivação de algo tão subjetivo como a opinião de um colaborador?
Graças a essa análise, é possível chegar a conclusão de que o ideal seria adotar outro caminho. Uma opção, por exemplo, seria mensurar o E-NPS, sabendo quão disposto o profissional estaria a indicar a empresa para um colega ou amigo.
Outra aplicação é uma avaliação de desempenho para verificar sua produtividade ou uma pesquisa de clima organizacional para entender sua satisfação com o ambiente de trabalho. Resumidamente, não basta escolher um número, o valor deve permitir a medição.
– Objetivos atingíveis
Os objetivos SMART são atingíveis, considerando as possibilidades existentes. É preciso ter a leitura da situação, definindo uma meta que possa ser concluída, ou seja, que seja realística. Aliás, não hesite em utilizar ferramentas, como a matriz SWOT, para entender o cenário atual.
Em alguns casos, desdobrar os objetivos ao longo do tempo pode resolver o problema. Pode ser, por exemplo, que a empresa não consiga produzir mil peças mensais, mas consiga 500 em dois meses.
Além disso, vale a pena observar a percepção dos colaboradores. Quebrar um objetivo maior em passos menores pode ajudar na comunicação e aplicação da meta, ainda que a longo prazo o número final não mude.
– Objetivos relevantes
As metas SMART devem mover o plano de negócios e concretizar a estratégia da empresa. Se não houver nenhum benefício ou chance de mitigar um prejuízo, não há necessidade de definir um alvo.
O Balanced Scorecard pode ajudar com o alinhamento, pois nele todas as metas são conectadas aos objetivos financeiros. Para relembrar, as perspectivas do BSC são quatro no total:
- Clientes;
- Finanças;
- Processos internos;
- Aprendizado e crescimento.
As metas de aprendizado e crescimento causam melhorias nos processos internos — que, por sua vez, vão atingir nossa capacidade de atender aos clientes. Por fim, os custos, vendas, receitas e demais aspectos financeiros serão influenciados pelas demais perspectivas.
– Tempo definido
Os objetivos SMART têm data para serem concluídos. Dizer que algo pode ser entregue sem um prazo desmonta a proposta de fixar metas, pois o “nunca” se torna uma das possibilidades admitidas.
Um dos cuidados ao definir prazos é o equilíbrio com a necessidade de atingir a meta. Além disso, considere que algumas mudanças são mais demoradas, enquanto outras podem rapidamente trazer retorno para o investimento.
Implementar uma nova cultura organizacional demandará prazo significativo e uma trajetória composta por metas diversas. Já a adoção de uma tecnologia fornecida em cloud computing é rápida, pois a solução pode estar disponível pela internet, sem grandes investimentos em infraestrutura de TI.
Quais são as vantagens dos objetivos SMART?
Os objetivos SMART são mais adequados para definir metas. Além disso, essa metodologia pode ser aplicada a diferentes contextos e atuar em conjunto com outros modelos de trabalho, como os OKRs. Veja, a seguir, as vantagens dessa estratégia.
– Orienta as equipes
O primeiro benefício das metas SMART é esclarecer todas as dúvidas sobre o que precisa ser feito. Assim, eliminamos lacunas na comunicação em relação ao que a empresa deseja das equipes, direcionando esforços com clareza.
Ao definir metas específicas e mensuráveis, as equipes compreendem exatamente o que precisa ser alcançado e podem direcionar seus esforços de maneira focada.
Essa ação fornece um senso realista de possibilidade, evitando desmotivação, enquanto a relevância das metas assegura que estejam alinhadas com os objetivos maiores da organização.
– Melhora a tomada de decisões
As opções disponíveis serão pesadas conforme sua possibilidade de contribuir ou não para realizar as metas. Por isso, será mais fácil tomar decisões e planejar as estratégias voltadas a atingir os objetivos da empresa.
Além disso, ao definir metas específicas, as informações são mais precisas e contextualizadas, permitindo uma avaliação mais criteriosa das opções disponíveis.
– Motiva os colaboradores
Os profissionais enxergam o progresso a partir do andamento dos objetivos SMART. Haverá uma relação de causa e efeito entre as condutas e a realização das metas, dando significado às atividades do dia a dia.
A definição das metas e objetivos faz com que os funcionários compreendam exatamente o que se espera deles, o que elimina ambiguidades e ansiedades. Além disso, ao estabelecer metas desafiadoras, os colaboradores são estimulados a superar seus limites e alcançar resultados notáveis.
– Alinha os objetivos
As diversas metas e objetivos formam uma estrutura hierárquica. No topo estão as metas da organização, que orientam os departamentos, e os departamentos alinham as condutas das equipes e colaboradores. Logo, a empresa caminha em uma única direção.
Vale ressaltar que os objetivos SMART fazem com que as metas se tornem mais claras e compatíveis com a visão global da empresa. Isso facilita a comunicação e a compreensão dos objetivos em todos os níveis hierárquicos, assegurando que todos estejam na mesma página quanto aos propósitos prioritários.
Quais são os cuidados ao definir objetivos SMART?
Para tirar o melhor da metodologia, podemos indicar alguns cuidados no momento de definir as metas para organizações, departamentos, equipes e pessoas. A seguir, separamos quatro dicas bônus para sua empresa, confira:
Planeje como alcançar o resultado
As metas devem ser associadas a estratégias e ações. Basicamente, a estratégia é o meio que será utilizado de modo a alcançar o objetivo. Por exemplo, para aumentar a produtividade dos processos, é possível adotar o Robotic Process Automation (RPA), que automatizará tarefas repetitivas e trará escalabilidade para a operação.
Depois disso, teremos as ações necessárias para colocar a estratégia em prática, como:
- Implementar a tecnologia;
- Qualificar os colaboradores;
- Avaliar as soluções oferecidas;
- Buscar uma fornecedora de TI.
Priorize a relevância em vez da quantidade
O excesso de metas aumenta as chances de não realizar nenhuma delas. Por isso, é importante entender qual é o resultado-chave e ter foco, em vez de montar uma lista extensa de objetivos.
Isso quer dizer que metas relevantes têm um propósito claro e contribuem diretamente para os resultados desejados. Quando priorizamos a quantidade, corremos o risco de estabelecer metas excessivas, dispersas e muitas vezes inconsequentes, o que pode sobrecarregar equipes, desperdiçar recursos e desviar o foco dos objetivos críticos.
Utilize a tecnologia para ter visibilidade
Um papel importante da tecnologia é permitir que os envolvidos consigam acompanhar o andamento das metas. Para isso, tenha um sistema de gestão que dê visibilidade sobre os processos, coletando as informações e exibindo-as de maneira simplificada para gestores e colaboradores.
Revise as metas
Para finalizar as boas práticas, lembre-se de que o mundo atual passa por mudanças rápidas e contínuas. Uma boa meta hoje pode perder a relevância amanhã, diante de alterações no cenário e nos objetivos da empresa. Portanto, crie uma rotina de revisar periodicamente as diretrizes para mantê-las válidas.
Os objetivos SMART trazem um roteiro para produzir metas capazes de orientar decisões, estratégias, avaliações de desempenho, entre outras atividades. Por isso, agora que você já conhece a metodologia a fundo, não deixe de colocá-la em prática e promover melhorias na sua organização.
Se deseja aumentar a produtividade na empresa e otimizar os resultados da sua organização, continue nos acompanhando! Em nosso blog você encontra diversos materiais sobre gestão de processos, RPA e mais. Até logo!
