A tecnologia de automação com RPA tem causado um impacto bastante positivo em negócios no mundo inteiro. A sua implementação nas empresas lhes confere a possibilidade de obter diversos benefícios. Dentre eles podemos destacar a simplificação dos processos, o aumento da produtividade e a redução de custos operacionais.
Essa ação pode ser realizada de duas formas distintas, dependendo da estratégia a ser utilizada pelo negócio. A primeira delas é internamente, o chamado RPA on-premises (RPA como premissa, em português). A segunda forma é implementando o modelo de RPA as a Service (traduzido para RPA como serviço).
O objetivo deste artigo é apresentar ao leitor um guia completo sobre o que é RPA, e como funciona o RPA como serviço. Nele o leitor poderá aprender mais sobre os dois modelos, conhecerá suas funcionalidades e as vantagens que cada um proporciona ao negócio. Ao final da leitura, você será capaz de escolher qual é a melhor solução para sua empresa. Continue conosco para saber mais e tenha uma boa leitura!
1. O que é RPA?
RPA é a sigla para Robotic Process Automation, ou Automação Robótica de Processos, em português. Por meio dessa tecnologia é realizada a automação de tarefas rotineiras e repetitivas que costumam ser muito frequentes nas organizações.
Ao contrário do que muitos podem acreditar, o processo de automação com robôs não se refere a robôs humanoides prestes a roubar o trabalho de humanos. Nesse caso, o termo é usado para caracterizar um software integrado aos sistemas da empresa. Esse robô é programado para realizar a tarefa a ele indicada tal qual um ser humano o faria.
O processo ocorre da seguinte forma: as tarefas manuais repetitivas antes ocupadas por seres humanos passam a ser realizadas por sistemas automatizados, que são programados por meio de regras complexas para a realização dessas atividades, imitando a forma como um ser humano as faria.
Dessa forma, os robôs podem realizar qualquer tarefa cujo processo seja repetitivo, escalável e de grande volume. Enquanto isso a mão de obra humana fica disponível para a realização de tarefas mais estratégicas.
Como exemplo prático de como a automação por RPA funciona, podemos citar um robô que tenha sido programado para apertar diversos parafusos de uma produção em massa em uma fábrica.
Outra possibilidade de ação é um sistema que pode realizar o processamento de pedidos em um e-commerce e logo em seguida enviar a fatura ao setor financeiro, o que provoca uma aceleração no processo em relação à mesma tarefa sendo executada por humanos.
Outras possíveis ações da automação são a captura e interpretação dos aplicativos existentes para o processamento de uma transação, manipulação de dados, acionamento de respostas ou até mesmo a comunicação direta com outros sistemas digitais.
2. RPA on-premises
O RPA como premissa (RPA on-premises) é o modelo que oferece maior controle sobre a automação de seus serviços. No entanto, ele reduz a agilidade de execução das estratégias e provoca um grande aumento de custos para quem os utiliza.
Nesse modelo, a empresa precisará arcar com um grande investimento inicial em infraestrutura. Ou seja, ela será a única responsável por adquirir todo o hardware necessário, o servidor a ser utilizado, adquirir as licenças e até mesmo por oferecer treinamento para a equipe responsável.
A partir do momento em que a organização precisa verificar todos esses requisitos antes de iniciar a utilização, ocorre um atraso para o início do processo, que pode ser de vários meses, a depender do tamanho da infraestrutura a ser desenvolvida e da quantidade de funcionários a serem treinados.
2.1 Licença
Para que seja possível implementar a infraestrutura e utilizar as ferramentas necessárias, a firma precisará primeiro regularizar todo o licenciamento exigido.
Dentre as várias opções de ferramentas de RPA atualmente disponíveis no mercado, cada uma delas conta com uma metodologia de licenciamento em infraestrutura. Será necessário adquirir cada uma delas antes de poder colocar o sistema em funcionamento.
2.2 Infraestrutura
No modelo de RPA on-premises a customização e implantação do maquinário ficam por conta da própria empresa. Ela será a responsável pela compra de todo o hardware de alto custo. Também será necessário dispor de espaço físico suficiente para alocá-lo adequadamente.
A firma também será a única responsável por todas as manutenções que se mostrarem necessárias para manter o bom funcionamento do equipamento, bem como pela instalação de aplicativos e sistemas de segurança.
Por outro lado, a empresa tem total domínio pelo seu servidor e pode realizar qualquer alteração que julgar necessária, sem depender de contratos externos ou aprovação de terceiros.
3. RPA como serviço
No caso das firmas que não desejam investir ou não dispõem de espaço físico suficiente para montar toda a infraestrutura necessária, elas têm a opção de assinar a modalidade de RPA como serviço.
A proposta desse modelo é permitir que as organizações comecem a utilizar a automação de forma muito mais rápida e sem a necessidade de realizar grandes investimentos. Dessa forma é oferecida a esses clientes uma solução rápida e de baixo custo para se inserir de imediato no mercado com RPA e poder usufruir de seus benefícios.
Com a contratação do RPA as a Service a empresa contrata os serviços de uma firma especializada. Essa firma é que se responsabilizará por toda a construção, automação e hospedagem de seus processos, deixando os gestores livres para lidar apenas com a prestação de serviços internos.
Como a infraestrutura já foi implementada por terceiros, a organização que opta por esse tipo de serviço ganha com maior agilidade na entrega dos robôs, menor tempo de implementação e um retorno financeiro muito mais rápido do que no modelo on-premises. Porém, fica dependente dos serviços oferecidos pela empresa e de aguardar o seu suporte quando ocorrer algum problema.
3.1 Funcionamento
A automação por RPA as a service funciona da seguinte forma: o gestor contrata uma provedora de serviços e essa provedora será a responsável por toda a infraestrutura e implementação necessárias para o perfeito funcionamento do sistema.
Dessa forma, a contratante não precisa se envolver com gastos de aquisição de hardware e servidores, pois a prestadora utilizará o seu próprio equipamento. Da mesma forma, não é necessário treinamento de equipe interna para a utilização das máquinas.
A contratante receberá o software já devidamente integrado aos seus serviços. Assim, as funções repetitivas serão realizadas pelos robôs que foram devidamente programados para cumpri-las dentro das normas estabelecidas, como se fosse um dos funcionários cumprindo a tarefa.
3.2 Contratação de pacotes
Quem contrata o modelo como serviço não tem a obrigatoriedade de contratar um único pacote fechado, com serviços que lhe sejam irrelevantes. A maioria das empresas trabalha com o método de contratação de pacotes. Ao oferecer essa opção, ele torna-se totalmente customizável e escalável.
Podemos imaginar o exemplo de um negócio pequeno, que necessita automatizar uma única tarefa. Ela tem a possibilidade de contratar um pacote que ofereça apenas essa automação. Com o passar do tempo, quando a empresa estiver maior e precisar de outras opções de automação, ela poderá fazer um upgrade em seu contrato e dispor de novos serviços.
O cliente também tem a opção de pagar apenas pelas horas utilizadas, podendo migrar no futuro para outro pacote que ofereça mais ou menos horas, de acordo com sua necessidade.
A contratação por pacotes torna-se, então, uma economia para a empresa que pagará apenas pelo que for realmente usar. Ela tem em suas mãos a garantia de poder ver o serviço crescer junto ao seu próprio desenvolvimento comercial.
3.3 Implementação
O processo de implementação da automação com RPA oferece alguns passos que devem ser seguidos. O primeiro deles é o estabelecimento de critérios para a escolha do fornecedor de RPA mais adequado.
Para que essa escolha seja realizada da forma correta, a empresa deve levar em consideração algumas especificações, como quais são as funcionalidades oferecidas ou conhecer os pacotes de serviços e preços que mais se adaptem às necessidades do seu negócio.
Após o contrato firmado, o fornecedor mapeará as áreas onde é possível implementar o RPA, verificando quais processos existentes seriam mais beneficiados pela automação.
Para isso é necessário identificar quais são os setores onde existem tarefas humanas de baixo valor agregado, grande quantidade de execução humana ou onde ela seja ineficiente ou de risco.
Algumas tarefas que podem ser beneficiadas com a automação de RPA como serviço são:
- integração de pagamento;
- vendas e processamento de pedidos;
- abastecimento e logística;
- geração de e-mail em massa;
- criação de relatórios;
- entrada e manipulação de dados;
- suporte ao cliente;
- emulação de ações humanas em tarefas e processos repetitivos.
Após a identificação das áreas a serem automatizadas, o fornecedor iniciará o aprendizado da máquina, que deve se comportar como se fosse um dos colaboradores exercendo aquelas mesmas atividades.O robô deverá seguir as regras e orientações da empresa. Esse processo é gradativo e validado em etapas.
A aplicação do projeto deve ser documentada a fim de gerar registros para futura análise. Assim, será possível detectar problemas ou ainda averiguar necessidades de mudanças ou criação de requisitos adicionais.
Ao final da implementação, a empresa deve continuar a prestar suporte e manutenção para o seu cliente, o auxiliando em todas as suas necessidades, além de estar sempre disponível para a assinatura de um novo contrato de alteração de pacote.
4. Quais os benefícios do RPA como serviço?
A automação é cada vez mais uma realidade nas empresas de todos os tipos e tamanhos, em todas as regiões do mundo. São muitos os benefícios do RPA oferecidos para quem os contrata como serviço. Citaremos nos próximos tópicos os principais deles para o seu conhecimento.
4.1 Maior flexibilidade
Os códigos do processo de automação são flexíveis, sendo padronizados de modo que se encaixem perfeitamente em outros códigos existentes. Essa flexibilidade facilita a sua posterior reutilização em outros sistemas, o que agiliza o processo de criação e implementação.
Dessa forma é possível construir uma biblioteca de componentes que possam ser utilizados em outros processos, que serão, por sua vez, replicados em outros setores do negócio.
Essa opção reduz o tempo que seria levado para um programador desenvolver um novo código do zero sempre que precisasse utilizar essa mesma execução.
4.2 Agilidade na implementação
Como todo o serviço de implementação do RPA é realizado pela firma terceirizada, a empresa contratante ganha muita agilidade nesse processo. Ela não precisa se preocupar com a aquisição e instalação de máquinas, com o treinamento para a sua utilização, nem com sua manutenção e correção de erros.
A fornecedora já tem disponível para imediata utilização toda a infraestrutura montada, e começa o processo de implementação diretamente da fase de identificação da automação necessária. Logo após esse passo ela já estará livre para iniciar o “treinamento” dos robôs em suas novas funções.
4.3 Maior escalabilidade
As empresas provedoras que oferecem o serviço de RPA oferecem maior escalabilidade aos seus clientes. A contratante paga apenas pelos serviços e tempo que for realmente utilizar e tem a possibilidade de inserir novos em seu pacote à medida que for crescendo e necessitando de outros recursos distintos.
Devido ao fato de esse ser um serviço totalmente personalizável, é oferecida maior flexibilidade às contratantes, estando disponível para atender às suas necessidades do momento e oferecer todo o suporte no acompanhamento do seu crescimento.
4.4 Garantia de segurança
A automação oferece maior segurança dos dados empresariais. A partir do momento em que a informação se encontra centralizada às máquinas, não ocorre mais o risco de, por descuido de um ou mais colaboradores, ocorrer um vazamento de informações ou até mesmo o acesso indevido a elas.
Os robôs trabalham sempre dentro de um ambiente controlado e monitorado, com utilização de login e senha na mesma plataforma utilizada pelos colaboradores e de acordo com a política de segurança do cliente.
4.5 Redução de custos operacionais
As empresas que utilizam o RPA como serviço não precisam se preocupar com os gigantescos gastos necessários para implementar toda a infraestrutura utilizada para o serviço.
Como o provedor é o responsável pela parte técnica, a firma economiza com a aquisição do maquinário, servidores e treinamento do pessoal. Os custos são reduzidos e ela pode se concentrar apenas no serviço a ser executado.
4.6 Facilidade na integração com sistemas da empresa
O RPA é facilmente integrado a qualquer plataforma utilizada pela organização, seja um ERP, CRM, sistemas de gestão financeira ou navegadores. O motivo para isso é que ele não influi no código, apenas atua imitando os mesmos comandos que uma pessoa realizaria na utilização desses softwares.
O programa interage com a infraestrutura existente e utiliza a mesma interface gráfica de usuário onde os colaboradores executam as suas tarefas. Dessa forma, o cenário de TI não precisa ser alterado e os custos de implementação são mantidos no mínimo.
4.7 Aumento da produtividade da equipe
Com o uso do RPA, os processos mecânicos e repetitivos são realizados por robôs programados para essas tarefas. Assim, a mão de obra humana fica livre para a realização de tarefas mais estratégicas.
Esse fator aumenta o índice de satisfação do colaborador. Ao trabalhar com maior prazer, o funcionário naturalmente produz mais e se entrega às tarefas com maior afinco, o que impacta positivamente na qualidade do produto final.
A automação também oferece a possibilidade de executar vários processos simultaneamente, e de trabalhar 24 horas por dia, rendendo muito mais do que um trabalhador seria capaz de realizar.
4.8 Aumento do ROI
A automação possibilita um aumento da produtividade, redução de retrabalho e diminui o índice de contratação de colaboradores. Ela favorece também um aumento na qualidade do produto final e redução de acidentes de trabalho, menores custos e aumento da velocidade da produção. Todos esses fatores oferecem um impacto positivo sobre o ROI (retorno sobre o investimento).
4.9 Redução de erros
Com a automação, as chances de erros são reduzidas a um volume mínimo. O índice de retrabalho também é drasticamente reduzido, pois não existe mais o risco de falhas humanas.
Também não há possibilidade de ser esquecida uma etapa do trabalho, ou a realização de algo em duplicidade, pois as instruções da máquina são sempre seguidas à risca, o que impossibilita esse tipo de comportamento.
Uma alternativa para a redução de erros é a utilização de ferramentas de detecção. Essas ferramentas emitem alertas para a equipe sempre que alguma situação não ocorrer conforme o esperado. O sistema também é capaz de detectar e corrigir falhas antes que elas possam se tornar um incidente e provocar prejuízos.
5. Como escolher a melhor solução de RPA as a service?
Alguns cuidados devem ser tomados antes de escolher o provedor de RPA ideal para a sua empresa. Essa decisão deve ser acertada, pois toda a qualidade do seu serviço dependerá da boa atuação da contratada.
Por isso, todo cuidado é pouco! Listamos abaixo alguns dos fatores que você deverá dar atenção antes de realizar a escolha da firma com a qual trabalhará! Confira e realize uma escolha consciente!
5.1 Analisar a reputação da empresa
Pesquise sempre a reputação da firma de seu interesse antes de entrar em contato. Vale dar uma conferida atenciosa nas redes sociais, no site da empresa e em sites de reclamação para verificar se há relatos de problemas ou elogios referentes aos serviços por ela prestados.
Listaremos a seguir alguns aspectos que devem ser verificados para essa análise:
- há quanto tempo ela está no mercado;
- quais são os seus cases de sucesso;
- quem são os seus clientes e o que eles falam sobre os seus serviços;
- qual o seu histórico no ramo;
- se empresa oferece garantia de seus serviços.
Consulte também qual é a nota média que os clientes concederam para a firma. Assim você já terá uma prévia dos seus pontos fortes e fracos.
Ter confiança na empresa que for contratada auxilia no bom relacionamento entre cliente e consumidor e oferece maior segurança em situações onde for necessário suporte ou algum novo tipo de serviço.
5.2 Verificar as funcionalidades da ferramenta
Quais são os serviços que a empresa oferece? Procure saber todas as tecnologias com as quais a firma trabalha e como cada uma delas pode ajudar na sua automação.
Informe-se também sobre:
- variedades de módulos disponíveis;
- opções de escalabilidade dos serviços prestados;
- oferecimento de suporte técnico;
- realização de manutenção periódica;
- possíveis economias oferecidas por meio da prestação de serviços específicos ou personalizados de acordo com a sua necessidade.
5.3 Identificar se o suporte técnico realiza um atendimento de qualidade
A empresa oferece suporte técnico? Após a implementação do serviço é necessário o seu acompanhamento, oferecendo sempre todo o suporte que o cliente necessitar em caso de problemas com a automação ou necessidade de novas funcionalidades.
Deve ser oferecida também a manutenção periódica de equipamentos, que serve para verificar se eles estão em bom funcionamento e evitar defeitos e despesas desnecessárias com o seu eventual conserto.
5.4 Observar a segurança das informações
Outro ponto fundamental a ser observado é a segurança das informações. A empresa deve trabalhar com uma política de segurança sólida, e que seja transparente aos seus clientes.
O software deve seguir regras de segurança, além de se adequar também às normas da contratante. Os robôs devem contar com acesso por meio de login e senha, tal como ocorre com os funcionários humanos.
Conforme vimos neste guia completo, a RPA é uma tecnologia abrangente e pode ser aplicada em todos os tipos e tamanhos de negócios desde que exista nela funções repetitivas onde a automação possa ser necessária.
O RPA on-premises é mais indicado para empresas que desejem ter o total controle sobre o ambiente, e que tenha condições de cuidar de toda a infraestrutura necessária para o seu funcionamento.
Já o RPA como serviço é mais vantajoso para os negócios que buscam economia de gastos e rápido retorno financeiro, com possibilidade de escalabilidade. Cabe ao gestor decidir qual o serviço melhor se adéqua às suas necessidades.
Gostaria de mais informações sobre como implementar a automação por RPA como serviço em sua empresa? Entre em contato com a Biti9! Somos especialistas em automação de processos com RPA e podemos ajudar o seu negócio a ser mais produtivo por meio dessa tecnologia!
