A demanda por projetos em TI aumenta cada vez mais, principalmente graças à hiperconectividade dos dias atuais. Contudo, o excesso de demanda jamais pode ser desculpa para cometer erros, muito menos para alegações como a falta de metodologia de gerenciamento de projetos.
O descuido pode prejudicar muito os resultados esperados, e é preciso saber que são muitas as possibilidades de erros na gestão de projetos de TI. Por isso você deve conhecer os mais comuns para que possa evitá-los ao máximo.
Ficou interessado e quer saber quais são os 10 principais erros cometidos no gerenciamento de projetos em TI? Então, continue a leitura para que os seus próximos planos sejam um grande sucesso! Vamos lá?!
1. Falta de planejamento abrangente
O planejamento é um ponto bastante crítico de qualquer projeto em TI. Nele, o gestor avalia responsabilidades, requisitos, define métricas e as tarefas a serem executadas em cada etapa. Sem contar que cada participante tem um escopo de atividades feito conforme as suas habilidades.
Para assegurar que o planejamento atinja os objetivos pretendidos, o gestor de TI precisa alinhar processos com todo o time de profissionais e clarificar eventuais dúvidas. Assim que todos entenderem as suas responsabilidades, o objetivo final se aproxima mais, uma vez que a equipe passa a atuar com alto engajamento em busca de resultados.
2. Fazer muitas modificações no escopo do projeto
Modificações no escopo dos projetos podem ocorrer por falhas no planejamento inicial, por solicitação do cliente, identificação de riscos significativos tardiamente, entre outras possibilidades.
Seja qual for a razão da alteração do escopo dos projetos de TI, é imprescindível que os responsáveis avaliem os impactos que vão ocorrer nos prazos, custos e os demais recursos do escopo.
3. Não medir o desempenho
Com tantos aspectos a serem gerenciados nos projetos de TI, um dos erros mais comuns é não medir o desempenho para acompanhar os resultados atingidos em cada etapa do plano e os resultados obtidos pelos responsáveis de cada tarefa.
Indicadores de desempenho, cronogramas e gráficos de acompanhamento do andamento dos projetos de TI são essenciais para que nenhuma variável seja negligenciada. É importante saber o que deve ser medido e quando isso deve ser feito.
4. Má integração entre equipes
O trabalho em equipe é um dos fatores que asseguram o sucesso de um empreendimento. Quando isso não acontece, erros e conflitos acabam se tornando cada vez mais frequentes. Isso afeta diretamente nos índices de produtividade e na aderência a prazos. Diante disso, o gestor precisa implementar mecanismos para garantir que o trabalho de todos os profissionais seja realizado em um ambiente de alta colaboração.
Plataformas baseadas na nuvem, sistemas de troca de informações e reuniões regulares são algumas das estratégias que o mercado adota para atingir esse objetivo. Quando reunidas, elas acabam com os gargalos e permitem a troca de informações com alta confiabilidade e segurança.
5. Falta de priorização de tarefas
As tarefas podem ser isoladas ou interdependentes, e cada um apresenta os seus prazos específicos. Lembrando que cada tarefa interdependente só pode ser iniciada quando a tarefa anterior estiver pronta e plenamente aprovada. Não se esqueça de que a falta de priorização das tarefas pode provocar retrabalhos e atropelos.
6. Falta de metodologia nos processos
A falta de metodologia aumenta significativamente o risco das tarefas ligadas ao projeto, gera muito retrabalho e compromete o prazo de entrega. O mais indicado é que sejam criadas metodologias para definir o escopo, alocação de recursos, programação e comunicação com as partes interessadas.
7. Falta de gestores competentes
Não pense que é fácil a tarefa de organizar todos os processos. O gestor precisa agregar habilidades técnicas, de liderança e de negócio, para que esteja realmente pronto para coordenar todos os profissionais envolvidos e, com isso, chegar ao resultado desejado. Além disso, é preciso ter experiência prévia no gerenciamento de projetos em TI.
O erro mais comum é não levar em consideração essas capacitações do gestor, dando foco apenas nas habilidades técnicas, afinal, elas não são suficientes para lidar com toda a quantidade de fatos e de pessoas que ocorrerão durante o projeto.
8. Não estabelecer políticas de segurança e de privacidade
Os projetos de TI precisam ser registrados em softwares de gerenciamento que sejam apropriados. Geralmente, no afã de agilizar cada vez mais o processo não é dada a atenção especial necessária para a determinação de políticas de privacidade e segurança e para a parametrização de permissões de acesso.
Esse erro facilita muito o vazamento de dados devido ao acesso de pessoas não autorizadas, tornando vulnerável a integridade das informações registradas quanto ao andamento dos projetos de TI.
9. Não utilizar ferramentas adequadas ao cenário da empresa
Muitas ferramentas sólidas de gerenciamento de projetos apresentam excelentes representações visuais do status do plano. Para ajudar a manter tudo sob controle, é fundamental utilizar essas ferramentas que possibilitam saber em qual fase se está e assegurarem que evolua no ritmo e prazo adequado, além de detectar problemas ou identificar oportunidades de eficiência adicional.
10. Não dar a devida importância aos erros da equipe
Um erro jamais pode passar despercebido pelo gerente de projeto. É importante que ele esteja sempre atento às falhas que o seu time venha a cometer e, sobretudo, deve mostrar ao profissional que isso pode prejudicar o projeto como um todo.
Cada erro precisa ser tomado como exemplo de como não se fazer algo. Logo, é imprescindível que o gerente passe esse sentimento a toda a equipe, e claro, sem expor a pessoa que errou, deixando evidente o quão prejudicial isso pode ser.
Uma pessoa não erra apenas por que deseja errar, mas, mesmo assim, ela deve ser alertada do problema que causou para que fique bem atenta e não erre novamente. Até porque o profissional pode ter errado acreditando que estava no caminho certo.
Para bem gerenciar projetos em TI, diversas boas práticas estão disponíveis. É fundamental que o gestor esteja capacitado e qualificado para dominá-las e colocá-las em ação. Sem dúvidas, ao evitar esses erros que destacamos aqui, o líder vai conseguir coordenar todas as variáveis dos escopos para obter ótimos resultados.
Vale lembrar ainda que além de bons softwares que auxiliem os profissionais, existe também e não menos importante a capacitação entre equipes para que o projeto em TI seja fluido e traga boa resultados.
